6 wskazówek jak uporządkować pracę z klientem biura rachunkowego

Praca w biurze rachunkowym w dużej części składa się z obsługi klientów. Tłumaczenie zakresu obowiązków, rozmowy z przedsiębiorcami i niekończące się telefony mogą wyprowadzać z równowagi. Co zrobić, żeby współpraca przebiegała poprawnie? Zobacz, jak oszczędzić czas i nerwy, dzięki łatwym wskazówkom.

1. Postaw na księgowość elektroniczną

Wiele problemów w biurze rachunkowym generują papierowe faktury. Klienci przynoszą je w złym stanie, a ich wizyty często rozbijają dzień pracy księgowego. Trudno jest wtedy wrócić do wcześniejszego rytmu pracy.

Korzystanie z elektronicznych faktur rozwiąże problem:

• niezapowiedzianych wizyt klientów w biurze,
• złego stanu dokumentów,
• czasu poświęcanego na wprowadzanie danych do systemu.

Zobacz: Zalety księgowości elektronicznej.

Postaw na Scanye, aby praca z klientem była uporządkowana. Z programem przedsiębiorcy będą mogli wysyłać faktury on-line. To dla nich wygodne rozwiązanie

Sprawdź: Co zrobić, żeby otrzymywać ponad 95% faktur on-line?

2. Komentuj faktury w Scanye

Scanye jest teraz czymś więcej niż OCR. Silny nacisk kładziemy aktualnie na ułatwienie komunikacji między księgowym a klientem. 

Komentowanie faktur szybko rozwieje wątpliwości. Nie musisz już specjalnie dzwonić do klienta i tracić czas na rozmowę. Teraz możesz zostawić komentarz i czekać na odpowiedź klienta, a w międzyczasie zająć się kolejnymi fakturami.

Jako platforma do komunikacji, oferujemy również możliwość wysyłania szybkich powiadomień z aplikacji do klienta. Jednym kliknięciem wyślesz automatyczne powiadomienie, np. o konieczności dosłania faktur.

3. Wyznacz granice 

Częstym kłopotem w kontaktach z klientami jest brak wyznaczonej granicy. Przedsiębiorcy dzwonią z pytaniami po godzinach pracy biura, czekają z dostarczeniem dokumentów na ostatnią chwilę czy przesyłają je na prywatny adres mailowy.

Dobrym rozwiązaniem jest jasne wytyczenie granic. Kontakt z księgową? Jedynie w godzinach pracy lub wyłącznie w aplikacji Scanye. 

Masz dosyć spóźnialskich? Wpisz do umowy termin dostarczenia dokumentów z zastrzeżeniem, że każdy dzień zwłoki będzie dodatkowo płatny.

4. Opracuj szczegółowy cennik

Opracowanie czytelnego cennika pomoże zapanować nad wymaganiami klientów. To sposób na to, by poświęcony czas był równy otrzymanemu wynagrodzeniu. Ustal cennik, w którym każda usługa jest oddzielnie rozliczana. Klienci zrozumieją zakres Twoich obowiązków i nabiorą szacunku do Twojej pracy.

Przedsiębiorcy często wymagają od księgowego wykonania niezliczonej ilości działań w ich sprawie. Złożenie czynnego żalu lub wysłanie pisma do ZUS? Według klientów często należy się gratis. 

W skrajnych przypadkach księgowi są traktowani jako “ludzie od czarnej roboty”. Nie warto na to pozwalać.

5. Zastosuj indywidualne podejście

Kluczem dobrej obsługi klienta jest indywidualne podejście. Ludzie są różni. Jedni przedsiębiorcy wolą rozmawiać, a inni będą wdzięczni za możliwość ekspresowej wysyłki faktur on-line bez konieczności kontaktu.

Postaw na elastyczność i staraj się traktować klientów jednostkowo. Pomocne w tym mogą być narzędzia internetowe.

Sprawdź: Dlaczego warto wybrać Scanye?

Masz już Scanye, ale część klientów nalega na wizyty? Zaproponuj spotkania on-line na jednej z darmowych platform: Whereby, Google Hangouts czy Zoom.

Zobacz: Jakie narzędzia pomogą w organizacji pracy biura?

6. Znajdź czas dla siebie 

Więcej relaksu w czasie wolnym to więcej cierpliwości w pracy. Gwarantujemy, że z dobrym samopoczuciem znajdziesz siłę do rozmów z najbardziej roszczeniowym klientem.

Scanye pomoże Ci pokonać nadgodziny. Możesz księgować nawet 4x szybciej. Przy 1 000 faktur oszczędzisz około 17 godzin!

Z nami odzyskasz czas dla siebie.

Praca w biurze rachunkowym jest niezwykle wymagająca. Nie należy jednak zapominać o swoim komforcie i zdrowiu psychicznym. 

Scanye – sposób na uporządkowaną pracę z klientem

Scanye to platforma do wygodnej obsługi klientów biur rachunkowych. Panel klienta, szybkie komentowanie faktur, cyfrowe archiwum i schematy księgowania ułatwiają pracę. 

Sprawdź: 5 przydatnych funkcji Scanye, o których mogłeś nie mieć pojęcia