Klienci biur księgowych z piekła rodem: historie i rozwiązania

Relacja księgowych z klientami jest trudna. Z jednej strony stanowi podstawę biznesu, a  drugiej… przyprawia o nerwicę. Zobacz najbardziej zaskakujące historie o klientach i odkryj sposób, jak sobie z nimi radzić.

Pokaż mi swoją fakturę, a powiem Ci, czym się zajmujesz

Wielu księgowych pół żartem mówi, że zawód klienta można rozpoznać po stanie faktur, jakie dostarcza. I tak, mechanicy dostarczają faktury w smarze, a kierowcy wyblaknięte i ze śladami butów.

Jednak nie każdy przypadek jest tak prosty! Jedna z księgowych pochwaliła się swoim klientem – lekarzem, który dostarcza faktury tak przesiąknięte dymem papierosowym, aż kręci się w głowie… 

Jak pisze jedna z księgowych:

Faktury origami (złożone na 4), faktury recyklingowe (w workach na śmieci) czy faktury-tajemnica (pozszywane dookoła) to codzienność w biurach rachunkowych.

Faktury od klientów w stanie idealnym? 

Z doświadczenia wiemy, że faktury dostarczane on-line zawsze są w lepszym stanie. Dzięki nim, nie będziesz już więcej patrzeć na:

• faktury w workach na śmieci,
• pogniecione kulki z papieru,
• ślady jedzenia,
• odciski butów.

Scanye umożliwia księgowym otrzymywanie faktur on-line. 

Jest dedykowanym narzędziem, w którym:

• szybko się odnajdziesz,
• Twój klient otrzymuje bezpłatną aplikację do przesyłania faktur za pomocą zdjęcia,
• znajduje się szyfrowane archiwum dokumentów.

Twoi klienci będą wdzięczni za dostarczenie im bezpłatnego narzędzia do wygodniejszej współpracy. 

Sprawdź, co o tym rozwiązaniu myślą przedsiębiorcy: HIT klientów w zasięgu Twojej ręki

Klient nasz pan?

Bezpośrednie kontakty z klientami bywają męczące. Ich wizyty są często niezapowiedziane i wiążą się z przerwaniem Twojej pracy. Telefony, SMSy, odwiedziny – wytrącają księgowych ze skupienia i są częstym powodem nadgodzin.

Sprawdź: Czy księgowy może pracować bez nadgodzin? Historia Kamili Cymerys

Z rozmów z księgowymi i z czytania historii księgowych na grupach wynika, że jest kilka typów klientów biur rachunkowych (i tylko część z nich lubi współpracę!). 

Klient Kombinator 

Organizuje koszty zewsząd i przychody od spółek powiązanych. Dzwoni kilka razy w tygodniu, żeby zapytać, czy jacht może wpisać w koszty firmowe. Kręci, próbuje i niestety często zawraca głowę. Ma duże wymagania, nie znając przy tym przepisów.

Klient A bo ja nie wiem! 

“Pani Kasiu, czemu znowu tyle podatku? A bo ja tego w ogóle nie rozumiem…”, “Do kiedy mam opłacić fakturę?” – ten typ powtarza co miesiąc te same pytania, a Ty tracisz czas na ciągłe tłumaczenia.

Klient Współpracujący

Klient-Cud! Podobno czasami się zdarza. Ten typ klienta dotrzymuje terminów, zapamiętuje informacje udzielane przez księgową i przyjmuje jej ustalenia. Dzwoni tylko w nagłych sprawach, a spotkania umawia z odpowiednim wyprzedzeniem.

Niestety ostatnia grupa pojawia się rzadko. Klienci najczęściej dzwonią, piszą i przychodzą kiedy chcą. Nie rozumieją, że ich sprawy nie są ważniejsze od obowiązków księgowej.

Sposób na niesubordynowanych klientów

Czujesz, że już czas, żeby zapanować nad swoimi klientami? 

Jak może pomóc Ci Scanye? 

• posiada dedykowane narzędzie do komunikacji z klientem – koniec z telefonami od przedsiębiorców,
• ma funkcję wysyłania powiadomień o konieczności dostarczenia faktur,
• posiada archiwum faktur z dostępem dla Twoich klientów.

Dobrym sposobem jest też wcześniejsza edukacja klientów: poinstruowanie ich, w jakiej formie powinni dostarczać Ci faktury.