Klienci nie płacą faktur – jak dbać o płynność?

Klienci nie płacący faktur w terminie – problem znany każdemu przedsiębiorcy. Jakie są najczęstsze przyczyny odwlekania zapłaty za usługi twojego biura? Płynność finansowa – jak o nią zadbać?

Kultura biznesu w Polsce

Niestety z przykrością stwierdzamy, że problem braku płynności finansowej spowodowanej opóźnieniami w płatnościach od klientów jest bardzo powszechny i dotyka prawie każdego przedsiębiorcy. O ile taka sytuacja zdarza się sporadycznie i nie dotyczy znacznych kwot, sprawa nie jest jeszcze niepokojąca. Jednak źródło takiego problemu często nie wynika z chwilowej, gorszej sytuacji finansowej twojego klienta, a z kultury biznesowej. Powszechne stało się nieterminowe opłacanie faktur, a bardzo często niekontrolowanie terminów płatności. Społeczne przyzwolenie, o którym mowa, przyczynia się do ignorowania opóźnień w płatnościach. „Przecież to dopiero kilka dni opóźnienia…” Myśląc w taki sposób, sami często dajemy przyzwolenie swoim klientom, którzy z łatwością wyczuwają brak presji i konieczności zapłaty w terminie wskazanym na fakturze, a jeśli nie trzeba płacić w terminie, to właściwie po co? A przecież jako księgowy lub właściciel biura rachunkowego najlepiej wiesz o potrzebie terminowości, bo to nieodłączny element twojej pracy i etyki zawodowej, prawda? Warto pamiętać, że nawet jeden dzień opóźnienia w zapłacie przez klienta upoważnia cię do upomnienia się o twoje pieniądze, nie warto czekać dniami i tygodniami. Ty przecież wywiązałeś się należycie z umowy i wykonałeś swoją pracę, za którą powinieneś otrzymać wynagrodzenie, na które obie strony się umówiły. I nie możesz obawiać się, że przez upomnienie się o swoje pieniądze stracisz dobre relacje z klientem, przecież nikt nie mówi, abyś od razu stosował oficjalne wezwanie do zapłaty, naliczał odsetki, czy stawiał go przed sądem!

Prozaiczne wymówki a płynność finansowa

Klienci często i gęsto stosują liczne wymówki, dzięki którym mają nadzieję choć trochę odroczyć moment zapłaty za fakturę. Nie mówię tu oczywiście o kłopotach finansowych, bo nie można traktować wszystkich tak samo. Jednak jeśli co miesiąc słyszysz od klienta jedną z poniższych wypowiedzi, radzę grubo się zastanowić…

„Faktura nie dotarła”. No tak, system mailowy czy poczta zawiodła, może się zdarzyć… Warto zatem rozważyć proszenie klienta o potwierdzenie otrzymania każdej faktury, tak dla jasności.
„Problemy finansowe”. Miejmy nadzieję, że tylko chwilowe. W przeciwnym razie może być ciężko odzyskać pieniądze. Jednak warto sprawdzić, o ile to możliwe, czy klient nie wydaje swoich pieniędzy na inne rzeczy, które niekoniecznie mają związek z jego zobowiązaniami.
„Zapłacę, gdy otrzymam pieniądze”. Błędne koło, o którym mowa powyżej. Warto wtedy zapytać o przewidywany termin zapłaty lub samemu go wyznaczyć, bo przecież nie musimy cierpieć z powodu złego zarządzania pieniędzmi przez naszego klienta.
„Zapłacę jeszcze dzisiaj”. To okaże się już jutro. Cierpliwie poczekaj i sprawdź, czy klient rzeczywiście tylko zapomniał o płatności, czy to kolejna wymówka, dodatkowo możesz poprosić o przesłanie potwierdzenia zapłaty.
„Urlop osoby odpowiedzialnej za płatności”. No dobrze, wszystko zrozumiałe, ale jeśli sytuacja przeciąga się zbyt długo, warto poprosić o rozmowę bezpośrednio z prezesem firmy, bądź inną osobą, która może się tym zająć. Przecież braki kadrowe w firmie klienta nie są twoim problemem.

Płynność finansowa. Sposoby na terminowe wpłaty

Po wstępnej analizie braku terminowych zapłat od klientów można stwierdzić, że w większości masz duży wpływ na ściąganie należności. Oto kilka prostych wskazówek, które warto wdrożyć w życie swojego biura.

Monitoruj i dbaj o poprawne wystawienie faktur – upewnij się, że klient otrzymał fakturę.
Windykacja miękka, czyli telefon do klienta, SMS, e-mail z wezwaniem – nic Cię to nie kosztuje, a może pomóc w poprawie płynności finansowej.
Rozmawiaj o konsekwencjach braku zapłaty – uświadom klienta, że nie będziesz tolerować nieustannie opóźnień w płatnościach.
Nie daj się zbywać – znasz już typowe wymówki klientów i wiesz, jak skutecznie weryfikować ich prawdziwość.
Uprzejmość w parze ze stanowczością – nic nie zdziałasz nerwami i krzykiem, ale też twój ton wypowiedzi musi być zdecydowany.
Procedura na wypadek opóźnień – dla bardziej opornych klientów możesz wprowadzić nieco ostrzejszy argument i poinformować o wstrzymaniu świadczenia usług na rzecz jego firmy do momentu zapłaty.
Doceń terminowe zapłaty – pochwała najlepszą formą motywacji, więc może warto spróbować z tego skorzystać. Dla klientów płacących terminowo możesz wprowadzić raz na jakiś czas rabat, zniżkę czy symboliczny upominek, być może dzięki temu będą starali się o terminowe wpłaty dla twojego biura.

Zasada ograniczonego zaufania

Umowy zawiera się na złe czasy, a nie dobre. Niestety to prawda, dlatego już na etapie podpisywania umowy warto przeanalizować jej zapisy. Warto wprowadzić punkt, który mówić będzie o konsekwencjach w przypadku braku terminowej zapłaty przez twojego klienta. Jeśli masz taką możliwość, to jeszcze przez zawarciem umowy z klientem warto sprawdzić jego wiarygodność, czy nie ma w internecie negatywnych opinii na jego temat co do ewentualnych zadłużeń.