Jak weryfikować kontrahenta?

Transakcje zawierane na odległość, np. za pomocą internetu, stały się dziś codziennością. Możliwość zakupienia towarów czy usług chociażby z drugiego końca Polski, ułatwia prowadzenie działalności i daje szanse na znalezienie czegoś w konkurencyjnej cenie lub czegoś, co na rynku lokalnym nie jest dostępne. Jednak taki sposób zawierania transakcji niesie za sobą spore ryzyko związane z tym, że nie jesteśmy w stanie zweryfikować, czy druga strona jest dobrym partnerem biznesowym i czy nie narazi nas na straty, a te mogą wynikać chociażby z sankcji nałożonych przez Urząd Skarbowy. Jak weryfikować kontrahenta i ustrzec się przed ryzykiem?

Jednym z głównych narzędzi, które pozwolą nam zabezpieczyć nasze interesy, jest wdrożenie procesu kontroli biznesowej. System ten powinien objąć wszystkich pracowników utrzymujących kontakty z zewnętrznymi dostawcami, a jego ostatnim elementem jest dział księgowości. Na kontrolę biznesową składają się zasadniczo dwa elementy. Pierwszy z nich to weryfikacja kontrahenta, drugi – weryfikacja otrzymanej faktury.

Jeszcze kilka lat temu sprawdzenie wiarygodności kontrahenta, tego czy istnieje i czym działa legalnie, wymagała uzyskania od dostawcy dokumentów rejestrowych, takich jak KRS, wpis do CEDIG. Dziś wystarczy mieć dostęp do internetu.

Od czego zacząć sprawdzanie każdego nowego kontrahenta? Najprościej od wyszukania go w „sieci”, gdzie sprawdzamy czy ma stronę internetową, czy jest ona aktualizowana. Następnie weryfikujemy to, czy dany podmiot jest zalegalizowany, korzystając z internetowych wersji Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej – sprawdzając, czy podmiot jest zarejestrowany i w jakiej formie działa, wykazu podatników VAT, tzw. białej listy podatników – dzięki której uzyskamy potwierdzenie, że kontrahent jest zarejestrowany na potrzeby VAT oraz zweryfikujemy, czy podany przez niego rachunek bankowy został zgłoszony do Urzędu Skarbowego. Jeżeli przedmiotem naszej transakcji są towary, materiały, wyroby, których sprzedaż wymaga koncesji i dodatkowych zezwoleń, powinniśmy zwrócić się do dostawcy o przedstawienie nam tych dokumentów. Warto także zweryfikować, czy osoby, które z nami się kontaktują, posiadają stosowne umocowanie lub pełnomocnictwo do reprezentowania firmy.

Jak wcześniej wspomniano, na proces kontroli biznesowej oprócz kontroli kontrahenta składa się także weryfikacja otrzymanej faktury. Przede wszystkim powinniśmy sprawdzić, czy na pewno jest ona adresowana do nas, czy zawiera prawidłowe dane, tj. nasz adres, NIP, daty, nazwę towaru lub usługi i ilości. Następnie „dopasowujemy” do faktury dokumenty uzupełniające, tj. zamówienie, umowę, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Wskazane wyżej elementy stanowią tylko część procesu kontroli biznesowej. Należy pamiętać, że wprowadzając taki system, zwiększymy obciążenie pracą osób odpowiedzialnych za kontakty z firmami zewnętrznymi, jak i księgowych. Jednak dobrze wdrożony ograniczy ryzyko wplątania w oszustwo podatkowe, a także zabezpieczy naszą firmę przed nieuczciwym i nierzetelnym dostawcą.

https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu

https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka