Jak usprawnić księgowość za pomocą technologii?

Wszechobecna digitalizacja wskazuje na konieczność odejścia od tradycyjnego, papierowego obrotu dokumentami. Z tego powodu coraz częściej mówi się o księgowości online, która pozwala na optymalizację pracy, a co za tym idzie: sporą oszczędność czasu i pieniędzy. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele specjalistycznych programów finansowo-księgowych m.in. Comarch ERP Optima, Sage Symfonia czy InsERT, które skutecznie wspomagają realizację ważnych operacji m.in. automatyczne księgowanie sprzedaży, import wyciągów bankowych, tworzenie sprawozdań, zestawień i raportów.

Wiele innowacyjnych programów dla księgowych działa w oparciu o technologię ERP, czyli tzw. chmury obliczeniowe, które pozwalają na działanie systemu w wersji online. Jakie niesie to korzyści? Przede wszystkim oprogramowania te są stale aktualizowane zgodnie z obecnym stanem prawnym w Polsce, a także zmieniającymi się wymaganiami użytkowników. W praktyce oznacza to dla księgowego brak konieczności “ręcznego” wprowadzania zmian do systemu, co wiąże się nie tylko z oszczędnością czasu, ale i mniejszym ryzykiem popełniania błędów. Zresztą, nawet jeśli księgowemu zdarzają się pomyłki, ma on szansę na dodatkową korektę dokumentów przed zaksięgowaniem za sprawą buforu zapisów (np. w programie Ognik).

Co więcej, dostępne oprogramowania dla księgowych np. Comarch ERP Optima dostosowane są do potrzeb różnego rodzaju firm: zarówno dużych, jak i z sektora MŚP. Proponowane narzędzia mogą być wykorzystane do pełnej lub uproszczonej księgowości, dzięki czemu sprawdzają się w przypadku osób rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów, a także tych na podstawie podatku zryczałtowanego.

Wdrożenie innowacyjnych programów księgowych ułatwia lepszą organizację pracy, ale i sprawniejszą komunikację z obsługiwanym klientem. Nowoczesne narzędzia pozwalają przedsiębiorcom na bieżące dostarczanie dokumentów drogą elektroniczną, a także na wygenerowanie potrzebnych zestawień np. ZOiS czy RZiS.

Obecnie w celu usprawniania pracy księgowego ważne są już nie tylko wspomniane systemy, ale także dodatkowe usługi. Wykorzystywane są przede wszystkim do usprawnienia procesu wprowadzania danych z faktur do programu, dekretowania i księgowania. Celem wspomnianych usług jest usprawnienie tych działań, a tym samym spora oszczędność czasu, który zespół księgowy może wykorzystać na bardziej złożone zadania. Proces ten można omówić na przykładzie inteligentnego programu Scanye, który pozwala na natychmiastowe księgowanie faktur od klientów.

Za jego pomocą wystarczy zeskanować dany dokument, omijając tym samym żmudny proces przepisywania danych. System skutecznie odczytuje informacje z formatów pdf., jpg. i png., a następnie przetwarza faktury na wersję elektroniczną. Nie musi być to zatem tylko skan, ale także zdjęcie z telefonu, na którym program z łatwością odczyta dane. Oprogramowanie poradzi sobie również z fakturami o różnym układzie treści (A4, paragonowe, jak i pochodzącymi z drukarki igłowej), a także z wielostronicowymi dokumentami, w których pobierze potrzebne informacje z każdej części pliku.

Nie ma wątpliwości, że księgowość idzie z duchem czasu, dzięki czemu wykorzystywane w tego typu pracy narzędzia, pozwalają na automatyzację wielu procesów. Zjawisko digitalizacji doprowadziło do redefinicji tego zawodu. Obecnie zamiast żmudnego wpisywania danych, księgowy jest kierownikiem całego procesu, który doskonale rozumie systemy informatyczne, a także posiada aktualną, specjalistyczną wiedzę ze swojej dziedziny.