Jak zatrudnić, wychować i zatrzymać pracownika?

Spieszmy się kochać pracowników, tak szybko odchodzą… ta parafraza znanego cytatu księdza Twardowskiego jest dedykowana zatwardziałym i niedowidzącym szefom, którzy za nic mają swoich pracowników. Jednak również ci ostatni są coraz bardziej wymagający. Co zrobić i jak zatrzymać ich w strukturach biura księgowego? Czy jedynym bodźcem jest ekwiwalent finansowy? Jak wygląda rekrutacja pracownika do biura rachunkowego i jak sprawić, żeby ten pracownik z nami pozostał? O tym dowiesz się z niniejszego artykułu.

Każdemu zależy, aby zatrudniani pracownicy mieli odpowiednie kwalifikacje. Nie inaczej myślą właściciele biur księgowych, którzy poza przygotowaniem zawodowym kandydatów zwracają uwagę na komunikatywność i właściwe podejście do klienta (tzw. kompetencje miękkie).

Rekrutacja pracownika do biura księgowego rozpoczyna się od określenia profilu kandydata, który będzie różny w zależności od stanowiska (asystent księgowości, młodszy księgowy, księgowa/księgowy, główny księgowy, dyrektor finansowy). Co kluczowe z punktu widzenia obowiązujących przepisów prawa, ustawa o rachunkowości ani też żadne inne obowiązujące przepisy nie określają kryteriów, które musi spełnić osoba kandydująca na stanowisko głównego księgowego, a tym bardziej pracowników niższego szczebla tj. asystenta, młodszego księgowego, księgowego. Kryteria stawiane potencjalnym kandydatom musi określić więc sam kierownik placówki lub właściciel biura księgowego. To ważne nie tylko z uwagi na świadczenie usług wysokiej jakości, ale również odpowiedzialność ciążącą za rachunkowość podmiotu (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Największą gwarancję odpowiedniego przygotowania do zawodu i świadczenia usług na wysokim poziomie jest wykształcenie. Najlepiej, kiedy kandydat legitymuje się tytułem biegłego rewidenta czy doradcy podatkowego. Na jego korzyść działają również ukończone studia licencjackie, magisterskie, podyplomowe o specjalizacji rachunkowości, ale także dyplomy ukończonych kursów, szkoleń i konferencji. Duży plus właściciele biur księgowych stawiają też przy osobach posiadających certyfikat księgowy lub świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do świadczenia usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydane przez Ministerstwo Finansów. Nawet, mimo że obecnie nie są one wymagane.

Co warte podkreślenia, Stowarzyszenie Księgowych daje możliwość uzyskania tytułu Dyplomowanego Księgowego (DK), co jest kwalifikacją IV stopnia. Egzamin na DK przeprowadza Główna Zawodowa Komisja Egzaminacyjna, ewentualnie można go zdać w trybie eksternistycznym, który zakresem tematycznym obejmuje 14 modułów. Poza tym to trzy inne, niższe poziomy kwalifikacji: I stopnia (księgowego), II stopnia (specjalisty ds. rachunkowości) i III stopnia (głównego księgowego). Egzaminy I-III stopnia przeprowadzają okręgowe komisje egzaminacyjne.

Kierunkowe wykształcenie jest niezbędne do tego, aby pracować w biurze księgowym niezależnie od pełnionej w nim funkcji, gdyż księgowy musi znać podstawowe akty prawne (ustawa o rachunkowości, Międzynarodowe Standardy Rachunkowości, ustawy podatkowe itp.). Jednocześnie nieocenione dla właściciela biura jest doświadczenie zawodowe kandydata, czyli jego dotychczasowa ścieżka kariery zawodowej. Nierzadko przydają się pisemne rekomendacje byłych współpracowników czy pracodawców.

Poza odpowiednim wykształceniem i doświadczeniem kandydat musi biegle obsługiwać programy komputerowe (finansowo-księgowe, arkusze kalkulacyjne), posiadać ważne dla tego stanowiska cechy osobowości (ambicja, zaangażowanie, odporność na stres, wysoka kultura osobista, lojalność względem pracodawcy) i mieć dodatkowe umiejętności (znajomość języków obcych, zdolność organizacji czasu i przestrzeni, umiejętność pracy w zespole).

Zmotywowany pracownik jest efektywniejszy. Dawniej wystarczającą motywacją była możliwość utraty pracy. Obecnie, kiedy na rynku brakuje pracowników z wykształceniem ekonomicznym, zwłaszcza doświadczonych księgowych, to pracodawcy muszą zabiegać o pracownika i zrobić wszystko, aby go u siebie zatrzymać. Zwłaszcza wówczas, kiedy zainwestowali w jego rozwój przez kursy czy szkolenia.

W dalszym ciągu największym czynnikiem motywującym jest wysokość wynagrodzenia, od którego zależny jest standard życia. Jednak pracowników biura księgowego motywuje się nie tylko przez wysokie pensje. Co ciekawe, część menedżerów uważa, że motywować można jedynie przez czynniki pozafinansowe. Inaczej niż przez podwyżki i awanse łatwiej motywować pracowników wyższego szczebla o stabilnej sytuacji finansowej. W innym wypadku, przy niższych zarobkach podwyżka czy stabilność zatrudnienia (np. umowa o pracę na czas nieokreślony) są najlepszym motywatorem, będącym połączeniem bodźca z potrzebą i celami.

Jaki system nagród wdrożyć, jeżeli nie będą to premie finansowe? Wśród pozafinansowych czynników motywacyjnych większość menedżerów na pierwszym miejscu umieszcza dostrzeganie pracownika. Docenienie przez szefa lub przełożonego to wyraz szacunki i zaufania, co ma duży wpływ na wyższą samoocenę księgowego. Pracownicy, zwłaszcza niższego szczebla muszą mieć świadomość, że ich praca ma sens. To istotne, ponieważ często wykonywane przez nich zajęcia nie są nobilitujące. Warto zauważyć, że brak okazywania szacunku przez przełożonych to najsilniejszy demotywator.

Drugim w kolejności motywatorem dla pracowników działów księgowości jest poczucie bycia częścią zespołu. Jego stworzenie to zadanie dla szefa, kierownika czy dyrektora finansowego. Ważne, aby zasady pracy w zespole były równe dla wszystkich i nie faworyzowały nikogo z jego członków.

Co wielu może dziwić, bardziej zmotywowani są pracownicy, którzy mogą opowiedzieć właścicielowi lub przełożonemu o swoich problemach zawodowych. Ten nie musi nawet podejmować konkretnych działań w kierunku ich rozwiązania, bo wystarczającą motywacją jest już sama rozmowa. Kluczowe są tu relacje na linii szef — pracownik biura księgowego. Takich przełożonych traktuje się jak partnerów, a nie nadzorców kontrolujących wykonywaną przez nich pracę.

Biuro księgowe szczególnie narażone jest na negatywne skutki wynikające z braku kompetencji zespołu. Błąd może mieć daleko idące konsekwencje, kończąc się dotkliwą karą finansową. Dlatego silnym motywatorem jest szkolenie personelu, co pracownicy odbierają jako nagrodę za osiągnięcia i zaangażowanie w powierzone obowiązki. Należy również pamiętać, że szkolenia podnoszą kompetencje pracowników księgowości, a jednocześnie ich wartość rynkową podczas ewentualnych poszukiwań przyszłej pracy. W tym przypadku, kiedy szef sponsoruje swojemu pracownikowi udział w konferencjach podnoszących jego zawodowe umiejętności, dobrym zabezpieczeniem swoich interesów jest spisanie umowy, na której mocy zobowiązuje się on pracować dla biura księgowego przez dany okres (np. rok, 3 lata, 5 lat itp.). To lep na nielojalnych pracowników i konkurencję, która spróbuje pozyskać doświadczonego i wykwalifikowanego księgowego, nie inwestując w jego rozwój.

Możliwości jest więc sporo, ale motywowanie pracowników księgowości niższego szczebla tylko czynnikami pozafinansowymi jest trudne. Pochwały, praca w zagranym zespole, szkolenia, ale też pozycja biura na rynku (np. współpraca z renomowanymi klientami), prywatna opieka medyczna czy możliwość częściowej pracy zdalnej, nie będą wystarczająco skuteczne, jeżeli księgowy ma zbyt niską pensję.

Sytuacja, jaka panuje na rynku pracy, premiuje biura księgowe stawiające na rozwój pracowników, zapewniając im indywidualne ścieżki kariery. W ramach takiej polityki biuro księgowe musi dawać możliwość zdobywania nowych doświadczeń, stawiać na długoterminowe zatrudnienie oraz umożliwiać pionowe i poziome zmiany stanowiska pracy.

Na najniższym szczeblu ścieżki kariery w biurze księgowym znajduje się asystent księgowości. Może być nim student, któremu zależy na zdobywaniu doświadczenia. Asystent księgowości zajmuje się porządkowaniem dokumentów, ich sprawdzaniem, wprowadzaniem danych do systemu i innymi pracami w zakresie wsparcia bardziej doświadczonych pracowników biura. Jego zarobki kształtują się na poziomie ok. 3500 zł brutto.

Wyższe stanowisko zajmuje młodszy księgowy, do którego zadań należy m.in. księgowanie dokumentów, przygotowywanie przelewów bankowych, sprawdzanie deklaracji i sprawozdań, prowadzenie ewidencji kasowej. Wyższe stanowisko to wzrost wynagrodzenia do poziomu ok. 4200 zł brutto.

Na zarobki ok. 5600 zł brutto może liczyć samodzielny księgowy, który ponosi przy tym większą odpowiedzialność. Między innymi sporządza deklaracje podatkowe, współpracuje z instytucjami (NBP, ZUS, GUS, US), czy przygotowuje sprawozdania finansowe, wykonując je na podstawie określonych standardów, na które wskazuje ustawa o rachunkowości i inne przepisy prawa.

Pięciocyfrowe wynagrodzenie (ok. 12 000 zł brutto) ma główny księgowy. To stanowisko dla księgowych o odpowiednim doświadczeniu i kwalifikacjach zawodowych. Mimo iż wedle ustawy deregulacyjnej stanowisko głównego księgowego mogą zajmować osoby bez specjalnych uprawnień, awans zawodowy na ten szczebel powinien dotyczyć wyłącznie pracowników z certyfikatem księgowym lub innym świadectwem kwalifikacji.

Na samej górze drabinki wynagrodzeń jest dyrektor finansowy. Zostać nim może jedynie absolwent odpowiedniego kierunku studiów (ekonomia, finanse). Przydaje się również dyplom ukończenia Master of Business Administration (MBA), ewentualnie zarządzania, oraz uprawnienia i licencje nadawane przez odpowiednie organy (np. Ministerstwo Finansów). Dyrektor finansowy musi również posługiwać się biegle w mowie i piśmie językiem obcym (najlepiej angielskim), co jest niezbędne przy współpracy z zagraniczną firmą działającą na terytorium Polski i korzystającą z usług biura księgowego. W zamian za wyższe kwalifikacje i ponoszoną odpowiedzialność może liczyć nawet na ponad 21 000 zł brutto miesięcznie*.

* zarobki dla pracowników księgowych w 2018 roku wg portalu Pracuj.pl