Rejestracja firmy

Wybrałeś już nazwę i zdecydowałeś, czy chcesz prowadzić firmę samodzielnie czy ze wspólnikiem. I właśnie ten ostatni element w dużej mierze decyduje o formie prowadzenia działalności. Najczęściej wybierane są dwie formy: jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka z o.o. Pierwsza z nich wiąże się z prowadzeniem raczej małego przedsiębiorstwa. Wybierając jednoosobową działalność gospodarczą za wszystkie decyzje odpowiadasz całym swoim prywatnym majątkiem. Inaczej jest w przypadku spółki z o.o. – kapitał założycielski wynosi 5000 złotych i właściciel (lub właściciele) nie odpowiadają swoim majątkiem za zobowiązania spółki. Podpowiadamy jak powinna się odbyć rejestracja firmy (biura rachunkowego).

Z tego artykułu dowiesz się:

Rejestracja firmy – jak tego dokonać
Jakie kody PKD wybrać?
Na co powinieneś zwrócić uwagę, chcąc wynająć lokal?

Istotny jest także odpowiedni wybór kodów PKD – przeważającą działalnością dla biura księgowego jest:

69.20.Z – Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe.

W ramach tej podklasy możliwe jest:

księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywane na zlecenie,
sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych,
kontrola i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/ biegłych rewidentów),
przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych,
doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi.

Rejestracja firmy – dopisz także inne kody, bezpośrednio związane z prowadzonym biznesem. Przydać się mogą:

63.11.Z – związany z przetwarzaniem danych,
70.22.Z – konsultacje w zakresie zarządzania,
82.91.Z – ściąganie należności płatniczych.

W tym momencie przyjdzie czas na wykupienie polisy OC. Minister Finansów w drodze rozporządzenia określił szczegółowy zakres, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną, na jaką polisa powinna opiewać. Jeśli prowadzisz usługowo księgi rachunkowe, musisz taką polisę posiadać. Wykupienie ubezpieczenia OC jednak nie zawsze jest konieczne. Jeśli twoją działalnością będzie jedynie prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, bądź skoncentrujesz się na pomocy przy wypełnianiu deklaracji i zeznań – nie musisz posiadać ubezpieczenia OC.

Rejestracja firmy i co dalej? Wybierz najlepszy lokal lub pracuj zdalnie

Kolejną ważną decyzją jest wybór: praca z domu czy praca w wynajętym lub własnościowym lokalu. Jeśli zamierzasz prowadzić niewielkie biuro, bez zatrudniania pracowników, najkorzystniejszą dla ciebie opcją będzie praca w domu. Z klientem zawsze możesz spotkać się w restauracji, wynająć biuro na godziny lub skorzystać z coraz szerzej dostępnej przestrzeni coworkingowej.

Coworking to możliwość pracy na wynajmowanej lub dostępnej za darmo powierzchni biurowej. Z takiego rozwiązania korzystają głównie freelancerzy.

Coworking często jest także częścią usług oferowanych przez tzw. biura wirtualne. Rejestracja firmy na wynajęte wirtualne biuro to szereg korzyści, które warto wziąć pod uwagę przy pracy z domu – m.in. wynajem adresu pod rejestrację firmy, indywidualne numery telefonów, obsługa poczty tradycyjnej i elektronicznej.

Biuro wirtualne to usługa wynajmu obsługi biurowej (w tym adresu) bez konieczności fizycznej obecności danej firmy w tym konkretnym miejscu.

Jeśli jednak chcesz mieć coś własnego, wolisz codziennie wychodzić do pracy i masz w planach zatrudnienie pracowników, możesz wziąć pod uwagę wynajem lokalu albo skorzystanie z tzw. biura serwisowanego.

Biuro serwisowane to w pełni wyposażone biuro w świetnej lokalizacji wraz z pakietem usług, które można wynająć. To idealne rozwiązanie dla młodych firm, które nie mają środków na zakup sprzętów i nie chcą wiązać się długoterminowymi umowami. Ważną cechą takich biur jest solidarny podział kosztów dodatkowych udogodnień na wszystkich najemców. Mowa tutaj np. o obsłudze recepcyjnej, infrastrukturze informatycznej, urządzeniach biurowych, korzystaniu z salki konferencyjnej i w pełni wyposażonej kuchni oraz o sprzątaniu powierzchni.

Sprawa zupełnie się rozwiązuje, jeśli posiadasz już własny lokal – tam pozostanie ci odpowiednie urządzenie pomieszczeń.

Co powinieneś wziąć pod uwagę, chcąc wynająć lokal?

Istnieje kilka ważnych kwestii, jakie musisz wziąć pod uwagę przy wyborze lokalu. Są to przede wszystkim:

Lokalizacja – im bardziej w centrum, tym większa szansa, że klient będzie miał po drodze do ciebie przy okazji załatwiania innych spraw.
Komunikacja – czy da się dojechać do lokalu transportem publicznym? Czy klient skazany jest wyłącznie na samochód lub pieszą wędrówkę?
Parking – jeśli dojechać do biura można tylko samochodem, to ważne będzie miejsce do pozostawienia auta. Bardzo irytującą sytuacją jest szukanie przestrzeni parkingowej – a tego fundować swoim klientom raczej nikt nie chce.
Dostępność wind – jeśli lokal znajduje się na piętrze, dobrze jest móc skorzystać z szybkiej i wygodnej windy.
Ogrzewanie i klimatyzacja – to szczególnie ważny aspekt, jeśli będziesz zatrudniać pracowników. W świetle prawa musisz stworzyć odpowiednie warunki do pracy bez względu na porę roku.
Bezpieczeństwo i ochrona – biuro rachunkowe to także małe archiwum, w końcu klienci powierzają ci swoje tajemnice. Dlatego spada na ciebie odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych, warto więc wziąć pod uwagę monitoring i ochronę.
Zasilanie zapasowe – co zrobisz, gdy braknie prądu? Na dodatek w najbardziej gorącym dla księgowych okresie? Terminy nie lubią opóźnień, dlatego zwróć uwagę na zasilanie awaryjne w lokalu.
Udogodnienia i usługi w pobliżu – przyda się bank lub bankomat, a niewielka odległość do oddziału ZUS i Urzędu Skarbowego (jeśli jest taka możliwość) na pewno będzie kolejnym ważnym atutem.

Co lepsze? Biuro w budynku klasy A czy klasy B?

Z wyborem budynku wiąże się zagadnienie klas budynków, które odzwierciedlają jakość lokalu i prestiż lokalizacji. Otwierając biuro, weź pod uwagę dwie klasy: A i B. Jak łatwo się domyślić, klasa A to budynek w najwyższym możliwym standardzie. Ma świetną infrastrukturę, wygląda bardzo profesjonalnie i jest dobrze zaprojektowany – zarówno na zewnątrz, jak i w środku. Klasa A to też najlepsza lokalizacja i komunikacja. Jednak chcąc wynająć biuro w takim budynku, trzeba liczyć się z bardzo wysokimi kosztami.

Dobrą i tańszą alternatywą są budynki klasy B. Są nieco starsze od klasy A, ale zwykle mają już stałych i sprawdzonych najemców i są wystarczająco dobrze zarządzane. Od budynków klasy A różnią się głównie datą wybudowania – po gruntownym remoncie mogłyby spokojnie nosić miano klasy A. Tutaj już decyzję podejmą za ciebie twoje finanse na start.