Urządzanie biura rachunkowego

Lokal wybrany – teraz czas na jego odpowiednie urządzenie. Tutaj musisz odpowiedzieć na pytania: ile osób będzie zatrudnionych w biurze? I jak urządzanie biura rachunkowego może mieć wpływ na ich pracę?

Z tego artykułu dowiesz się:

Jeśli chcesz się zajmować obsługą dużych firm, a kontakt z nimi będziesz utrzymywać głównie przez maile i telefony, dobrym pomysłem będzie biuro typu open space. Jest to rozwiązanie umożliwiające wynajem jednego większego lokalu, bez konieczności podziału na osobne biura. W tym przypadku wystarczy osobny gabinet dla ciebie – pełniący rolę reprezentacyjną– gdzie od czasu do czasu będziesz przyjmować klientów.

Obsługa mniejszych firm to jednocześnie większa liczba klientów i więcej wizyt. W zależności od tego jak rozdzielasz pracę, możliwa jest sytuacja, w której każdy pracownik będzie miał bezpośredni kontakt z klientem, którego obsługuje. Open space też się tu sprawdzi, jednak klienci – ze względu na poufność informacji – w dużej mierze wolą być przyjmowani “na osobności”. Możesz przeznaczyć na to dodatkowy pokój. Każdy twój księgowy może mieć także osobne biuro – co sprzyja wyciszeniu i podniesieniu efektywności pracy.

Oba warianty łączy konieczność posiadania archiwum. Przyda się spora liczba regałów i zamykanych szaf, tak aby pod ręką znajdowały się wszystkie teczki, dokumenty i segregatory. Jeśli biuro w głównej mierze służyć będzie do pracy i pełnić rolę reprezentacyjną, archiwum możesz przenieść do innej lokalizacji, a na miejscu zostawić meble do przechowywania tylko najpotrzebniejszej dokumentacji.

Weź także pod uwagę fakt, że w biurze klienci mogą pojawiać się bez wcześniejszego ustalenia wizyty – więc przyda się także ładnie urządzona poczekalnia. Skórzana sofa lub kanapa, szklany albo drewniany stolik kawowy – powszechnie kojarzą się z klasą i elegancją, a oprócz tego – wzbudzają zaufanie.

Istotnym elementem mającym wpływ na atmosferę i samopoczucie są kolory. Te staraj się dobrać jak najbardziej stonowane i przyjazne – aby nie rozpraszały, ale sprzyjały wydajności pracy. Biały wygląda pięknie, ale mocno odbija światło, co nie sprzyja pracy przy komputerze. Można wykorzystać go w poczekalni, a w biurze przełamać innymi kolorami i na przykład drewnem. Bardziej uniwersalnym kolorem jest szary. Z kolei czarne i ciemnoszare dodatki świetnie wystylizują wnętrze. Ciekawym rozwiązaniem będą także dodatki w kolorze brązu – drewno, panele, panele ścienne, belki – gdyż dodają ciepła. Ściana w ciemnobrązowym kolorze kojarzy się z elegancją i wytwornością – pomyśl nad takim odcieniem we własnym biurze. Kolorami, które na pewno sprawdzą się w biurze księgowym, są niebieski i zielony. Uspokajają i sprzyjają koncentracji. Jako inspirujące i wspomagające kreatywność dodatki odpowiednie będą takie kolory, jak czerwony, żółty i pomarańczowy. Nie przesadzaj jednak z ich ilością, bo mogą zadziałać rozdrażniająco. Zapomnij o fioletach – te odcienie pozostaw twórcom i artystom z uwagi na ich pobudzające działanie. W księgowości zupełnie się nie sprawdzą.

Gdy już pomalujesz ściany, postaraj się wyposażyć biuro jak najbardziej komfortowo. Postaw na obrotowe, ergonomiczne fotele lub krzesła – koniecznie z regulowaną wysokością i oparciem. Do tego biurka z kontenerkami na podręczne przybory.

Każda dziedzina życia powoli przenosi się do internetu – podobnie jest z księgowością. Większość potrzebnych druków i dokumentów można ściągnąć z sieci i wysyłać także w formie elektronicznej. Na wszelki wypadek warto mieć jednak podstawowe druki w wersji papierowej.

Przed tobą lista – ściąga, na której znajdziesz wyposażenie “must have” dla każdego biura księgowego: