Nowoczesne technologie w służbie księgowemu
Technologia także dla księgowości stała się sprzymierzeńcem. Przed tobą trzy najpopularniejsze i podstawowe programy stanowiące bazę dla większości nowoczesnych biur księgowych. Korzystanie z nich pozwoli ci na sprawną i szybką obsługę klientów pod kątem księgowym, finansowym i kadrowo-płacowym. Poznajcie programy usprawniające pracę biura rachunkowego.
Czego dowiesz się z artykułu?
- Poznasz programy usprawniające pracę biura rachunkowego
- Dowiesz się co to jest OCR i CRM?
- Poznasz oprogramowania dla obszaru kadrowo-płacowego.
Pierwszym z nich jest InsERT – tym mianem potocznie określa się pakiet programów stworzonych przez firmę InsERT. Programy te wspomagają sprzedaż, produkcję, analizę kondycji przedsiębiorstw, a także usprawniają pracę biur księgowych, komórek finansowych i kadrowo-płacowych. Najważniejsze pakiety dla biur rachunkowych:
- Rewizor – rodzina programów stworzona do prowadzenia pełnej księgowości
- Rachmistrz – programy do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
- Gratyfikant – programy obsługujące kadry i płace
- Subiekt – fakturowanie, sprzedaż i magazyny
Kolejnym oprogramowaniem, którym warto się zainteresować jest Symfonia. Są to produkty firmy Sage, które obejmują dwa strategiczne obszary działań. Pierwszym z nich jest obszar finansowo-księgowy, w którym znajdziesz:
- Sage Symfonia Start 2.0 Mała Księgowość – przeznaczony do prowadzenia księgowości uproszczonej w mikro- i małych firmach.
- Sage Symfonia 50cloud Finanse i Księgowość – obsługa pełnej księgowości, program przeznaczony do obsługi małych i średnich firm.
- Sage e‑Sprawozdania Finansowe – służący do przygotowywania, wysyłki i obsługi elektronicznych sprawozdań finansowych.
Obszar kadrowo-płacowy:
- Sage Kadry i Płace One Payroll – program do automatyzacji procesów kadrowych.
- Sage HRcloud – oprogramowanie do zarządzania kapitałem ludzkim.
Trzecią z propozycji jest Optima – a właściwie Comarch ERP Optima. To kompleksowy program obsługujący zarówno uproszczoną księgowość – ryczałt, książki przychodów i rozchodów, a także księgowość pełną. Dla ułatwienia obsługi funkcje te podzielone są na moduły: Moduł Księga Handlowa, Moduł Księga Podatkowa i Moduł Środki Trwałe.
Oczywiście wybór oprogramowania księgowego jest znacznie szerszy. Większość firm oferuje wypróbowanie wersji demonstracyjnych swoich programów – dzięki temu możesz określić, który z nich najlepiej sprawdzi się w twoim biurze.
Programy usprawniające pracę biura rachunkowego
Aby jeszcze bardziej usprawnić i przyspieszyć codzienną pracę biura księgowego, warto rozejrzeć się za dodatkowymi rozwiązaniami, których nie zapewniają podstawowe programy księgowe. Z pewnością przyda się oprogramowanie typu OCR i CRM.
|
CRM – oprogramowanie CRM pomaga zarządzać kontaktami i relacjami z klientami w duchu biznesowej filozofii firmy. Obejmuje procedury i narzędzia skoncentrowane na kliencie, które oddziałują na całą organizację.
|
Programy księgowe z rodziny InsERT także posiadają swój system CRM – Gestor oraz programy wspierające zarządzanie biurem – Biuro. Komputerowe zarządzanie przedsiębiorstwem zapewni także Sage Symfonia ERP. Możesz jednak system zarządzania klientami powierzyć programom niezależnym. Jednym z nich jest na przykład TenvirkMK. Program ten wspiera organizację pracy biura księgowego na poziomie komunikacji, projektów, obiegu dokumentów, rozliczania czasu pracy i innych niezbędnych procesów. Ewidencjonuje stan prac biura np. dotyczących dokumentów źródłowych i list płac, pilnuje terminów wysyłki dokumentów. Pozwala na zarządzanie i zdalne delegowanie zadań na pracowników. TenvirkMK zautomatyzuje procesy informowania klientów o zobowiązaniach wobec ZUS i US. Wszystkie dane zbierane przez program pozwolą na wyciągnięcie wniosków dotyczących rentowności biura, a także dadzą informacje z podziałem na klientów, księgowych i kadrowych związane z ilością prac. Program posiada także panel www stworzony do jeszcze szybszego i łatwiejszego kontaktu z klientami.
Kolejnym rodzajem programów wspomagających i pozwalających zaoszczędzić czas są tzw. systemy OCR.
|
OCR – to oprogramowanie stworzone do rozpoznawania znaków (w tym całych tekstów) w rastrowych plikach graficznych. Optyczne rozpoznawanie znaków zwykle wykorzystywane jest do odczytu tekstu z zeskanowanych dokumentów.
|
Przykładowym programem z zakresu OCR jest Scanye. Pozwala na księgowanie aż 1000 faktur dziennie, co w skali miesiąca pozwala zaoszczędzić nawet 67 godzin pracy przy 5000 faktur. Obsługa programu jest banalnie prosta i składają się na nią jedynie 3 kroki:
- Wgranie do programu Scanye faktur w postaci skanów, zdjęć z telefonu lub faktur elektronicznych.
- Potwierdzenie wprowadzonych danych za pomocą łatwego systemu weryfikacji – pozwala na sprawdzenie 150–250 faktur na godzinę i uniknięcie błędów w JPK. Program automatycznie sortuje faktury wg numerów NIP i weryfikuje status podatnika VAT.
- Pobranie plików i import do używanego w biurze programu księgowego. Scanye integruje się z większością znanych programów księgowych.