Jak zorganizować pracę zdalną? Poradnik dla biur księgowych

Praca zdalna jest wymagająca. Jeśli właśnie zamierzasz przenieść biuro księgowe do domu i nadal chcesz pracować efektywnie, przeczytaj poniższy poradnik. Krok po kroku przygotuje cię do wdrożenia zdalnego modelu pracy.

Ostatnie wydarzenia spowodowane epidemią koronawirusa zmusiły wielu przedsiębiorców do przeniesienia swoich biur do domów lub przynajmniej zaszczepiły w ich umysłach myśl o zmianie modelu pracy na zdalny. Jeśli jesteś w tej drugiej grupie, dobrze trafiłeś. Z niniejszego poradnika dowiesz się, na co musisz się przygotować, rozpoczynając pracę zdalną; jak przekonać klientów, że zdalny model pracy również będzie efektywny oraz po jakie narzędzia technologiczne sięgnąć, by rzetelnie wykonać pracę.

Dzień pracy w biurze wygląda inaczej niż dzień pracy w domu. Nie mam co do tego żadnych wątpliwości i ty również nie powinieneś mieć. To przecież w biurze codziennie o godzinie 09.00 spotykasz się z resztą zespołu. Stamtąd delegujesz zadania, organizujesz pracę, monitorujesz postępy, przyjmujesz klientów, a nawet odbierasz korespondencję. A gdy o godzinie 17.00 masz już za sobą realizację wszystkich zadań, poluzowujesz krawat, życzysz współpracownikom „miłego dnia!” i wychodzisz.

I wiesz co? Pracując z domu, znany ci „rozkład jazdy” ulegnie zmianie. Praca zdalna wymaga bowiem odmiennej kultury organizacji niż praca w biurze. Co konkretnie się zmieni? Między innymi:

Bezpośredni kontakt sprzyja nawiązywaniu bliskich relacji między pracownikami, a to przecież ważny element budujący pozytywną atmosferę miejsca pracy. Przenosząc biuro do domu, te więzi mogą się rozluźnić, jeśli przestaniesz o nie dbać i nie zaczniesz organizować wspólnych wypadów. Z drugiej strony praca zdalna sprzyja osłabieniu wszystkich wewnętrznych konfliktów.

W biurze to proste. Wystarczy obrócić się w fotelu lub wejść do pokoju i bezpośrednio zapytać współpracowników o etap prac. Pracując zdalnie, musisz sięgnąć po inny mechanizm, na przykład wprowadzić status, czyli podsumowanie dnia, przesyłane na maila lub zbierane w formie ankiety. W ten sposób będziesz wiedzieć, nad czym pracują twoi podopieczni.

Głównym dystraktorem w biurze są pracownicy. Wciągają w rozmowy kolegów i koleżanki zza biurka lub wyciągają ich na przerwę oraz zadają pytania, zamiast samodzielnie poszukać odpowiedzi. To wszystko rozprasza. W domu również pojawiają się dystraktory. Przybierają tylko inną formę, na przykład członka rodziny.

Dlaczego wspominam o tych wszystkich zmianach? Bo mając świadomość, co cię czeka po przeniesieniu biura do domu, możesz z wyprzedzeniem ustalić nowe reguły gry i szybciej odnaleźć się w nowej sytuacji. O tym przeczytasz w kolejnym kroku.

Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy poza nim, w firmie muszą obowiązywać zasady. W każdej są inne. Zwykle jednak oczekuje się od pracowników, żeby punktualnie pojawiali się w pracy, wykonywali powierzone obowiązki w terminie i informowali o ewentualnych trudnościach, które mogą napotkać w trakcie dnia. To się nie zmienia, nawet wtedy gdy z tradycyjnego modelu pracy przechodzisz na zdalny.

Ważne, aby wszyscy pracownicy znali, rozumieli i przestrzegali ustalonych zasad. Stały harmonogram pozwala utrzymać ład i porządek. Oto kilka dobrych praktyk, które warto wdrożyć w zdalnym biurze księgowym:
– Pracujemy w stałych godzinach, na przykład 09.00-17.00
– Wszyscy korzystamy z tych samych narzędzi i rozwiązań technologicznych
– Dzień rozpoczynamy od ustalenia planu i określania priorytetów
– Pracujemy w blokach czasowych

I najważniejsze:

Nie ma lepszego narzędzia do monitorowania efektywności pracy i mierzenia postępów niż regularnie wykonywane statusy, czyli inaczej mówiąc raporty. I te raporty mogą przybierać rozmaite formy, na przykład wiadomości mailowej z podsumowaniem tego, co pracownik zrobił w ciągu dnia, prostej ankiety lub nieco bardziej rozbudowanego systemu pracy. Właśnie takie rozbudowane statusy działają w Scanye.

– Każdego ranka nasze cztery zespoły – sprzedaży, marketingu, programistów i obsługi klientów – odbywają tzw. stand-upy, podczas których opowiadają o planie działania na dany dzień i ewentualnych blokerach oraz o tym, co do tej pory udało się im zrealizować. A kiedy pojawiają się blokery, szef działu pracuje nad ich rozwiązaniem. Podobne spotkania prowadzi zarząd – mówi Tadeusz Chruściel, Prezes Zarządu Scanye.

Dzięki temu każdy z członków zespołu wie, co danego dnia ma wykonać, natomiast kadra zarządzająca w łatwy sposób może zweryfikować pod koniec dnia, czy rano określony plan działania przebiegł zgodnie z zamierzeniami. Jeśli nie, może przeanalizować sytuację i na nowo poukładać priorytety i doradzić swoim pracownikom.

I żeby wykonywać właśnie takie statusy, wcale nie musisz być w biurze. Służą temu narzędzia, o których przeczytasz w dalszej części artykułu. Zanim jednak o nich, przejdźmy do kolejnego aspektu, a mianowicie do zdalnej obsługi klientów.

Gdy zapytałem Łukasza Gągałę, właściciela biura rachunkowego Piasecki Gągała, czy wszystkie czynności wykonywane przez biuro rachunkowe można wykonać zdalnie, odpowiedział: „to zależy”. A zależy wyłącznie od tego, jak dotychczas biuro pracowało. Jeśli wszystkie operacje wykonywało w tradycyjny sposób, to znaczy przyjmowało dokumenty w biurze i przy każdej okazji widywało się z klientem twarzą w twarz, wówczas przejście na zdalny model pracy może być nieco trudniejsze.

Nie oznacza jednak, że niemożliwe. Trzeba tylko zmienić przyzwyczajenia klientów odnośnie stylu komunikacji – tę należy w pełni przenieść do sieci. Ale czy klienci nie zrezygnują z moich usług? Nie masz czego się obawiać. Łukasz Gągała uważa, że kontakt ze zdalnym biurem księgowym jest wygodny również dla konsumentów.

Głównie dlatego, że nie muszą pojawiać się w biurze, aby załatwić z księgowym najprostsze sprawy, jak na przykład przekazać faktury. Te równie dobrze mogą zeskanować i umieścić na dysku w chmurze. Dzięki temu oszczędzają czas na dojazd, który mogą przeznaczyć na odpoczynek lub na pracę nad własnym biznesem.

– Od początku przygotowujemy naszych klientów do tego, aby skanowali faktury i nigdy nie mają z tym problemu. Do tego prosimy ich o wydanie kompletu pełnomocnictw, które upoważniają nas do reprezentowania klienta w Urzędzie Skarbowym i w ZUS-ie. Namawiamy ich również do stworzenia profilu zaufanego ePUAP. Wszystko to sprawia, że komunikacja jest łatwiejsza i że wiele spraw urzędowych można załatwić bez osobistego stawiennictwa – wyjaśnia Łukasz Gągała.

Praca zdalna wymaga nieco innego zestawu narzędzi niż praca, którą wykonuje się stacjonarnie. Przebywając w jednym pomieszczeniu nie potrzebujemy przecież komunikatora, aby przekazać koledze zza biurka informację lub zadać pytanie. Możemy po prostu się odezwać. W domu tego typu rozwiązania to konieczność. Przyjrzyjmy się grupom narzędzi, z których musisz korzystać, aby zorganizować zdalną pracę.

Jeden kanał komunikacji nie wystarczy, aby efektywnie pracować z domu. Do tego potrzebujesz bowiem kilku rozwiązań i to takich, które zapewnią sprawną komunikację  zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Do narzędzi ułatwiających wymianę informacji między współpracownikami należą wszelkiego rodzaju komunikatory biznesowe, które działają na podobnej zasadzie co popularny Messenger od Facebooka, a zatem pozwalają na wysyłkę krótkich wiadomości w postaci czatu. Drugą ważną grupą narzędzi stanowią platformy do prowadzenia wideo rozmów. I tu ważne, aby zdecydować się na takie rozwiązanie, które umożliwia prowadzenie wideo rozmów z kilkoma osobami jednocześnie.

Poniżej lista kilku narzędzi, którym warto przyjrzeć się bliżej i które warto przetestować:
– Slack
– Twist
– Microsoft Teams
– Facebook Workplace
– Skype
– Google Hangouts
– Zoom

Komunikacja zewnętrzna jest prostsza w „ogarnięciu”. Tutaj bowiem nic nie sprawdza się tak dobrze, jak tradycyjna skrzynka mailowa i telefon komórkowy.

Zdalne biuro księgowe nie może istnieć bez narzędzi do przechowywania danych i dzielenia się z nimi ze współpracownikami i klientami. Mówię tu oczywiście o przestrzeniach dyskowych dostępnych za pośrednictwem chmury, które pozwalają użytkownikom między innymi na tworzenie folderów i umieszczanie w nich rozmaitych plików, nad którymi można wspólnie pracować z członkami zespołu. Do tej grupy narzędzi należą:
– Google Drive
– Dropbox
– OneDrive
– Sync
– Box

Planowanie pracy oraz zapisywanie na wirtualnej liście zadań do wykonania w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca nie tylko jest praktyczną czynnością, ale również daje poczucie uporządkowania spraw i zwiększa komfort pracy. A temu właśnie służą wszelkie organizery i platformy do zarządzania projektami. Pozwalają tworzyć na wirtualnych tablicach zadania, dzielić je na etapy pracy i określać członków zespołu, którzy mają partycypować w ich wykonaniu. Co więcej, umożliwiają śledzenie postępów.
Przykłady sprawdzonych narzędzi do zarządzania projektami i tworzenia list to-do to:
– Nozbe
– Asana
– Trello
– Jira
– Airtable
– Todoist

Wprowadzanie faktur do systemu księgowego to jedno z podstawowych zadań, z którym na co dzień się zmagasz. I oczywiście możesz robić to ręcznie, przypisując wszystkie dane do komputera, tracąc przy tym masę czasu. Albo możesz zautomatyzować ten proces i wdrożyć w firmie inteligentny system OCR, które za ciebie sczyta wszystkie informacje i zaimportuj je do systemu księgowego.

Takim narzędziem jest Scanye.

Skoro prowadzisz biuro rachunkowe, na pewno już korzystasz z jakiegoś systemu do księgowania. Pracując zdalnie, nadal będziesz go potrzebować, to oczywiste. Ważne tylko, aby ten system był regularnie aktualizowany i dostosowywany do bieżących przepisów prawa. Jedynie w ten sposób możesz rzetelnie wykonywać swoje obowiązki.