10 powodów, aby rozliczać klientów przez internet
Comiesięczne spotkanie, przekazanie faktur, księgowanie i dokumenty trafiają do segregatorów.
Czy ten model współpracy ma szansę przetrwać?
Wszyscy czekamy na faktury elektroniczne, marząc o tym, że odpadnie część „papierkowej roboty”. W międzyczasie musimy sobie radzić z dokumentami papierowymi, a patrząc na opieszałość systemu, ciężko nie ulec wrażeniu, że przyjdzie nam jeszcze poczekać na takie wygody.
Ostatnia sytuacja – pandemia koronawirusa zmusza właścicieli biur rachunkowych do dezynfekcji faktur (Tak! Na fakturach może przenosić się wirus) lub do przejścia z papierowych dokumentów na skany. W związku z tym przygotowaliśmy dla Ciebie dwa poradniki:
W pierwszym „5 sposobów na wirusy na fakturach – które z nich są skuteczne?” sugerujemy, jak dezynfekować faktury.
Teraz podpowiadamy, dlaczego warto obsługiwać klientów przez internet i księgować na skanach.
Pewnie to znasz:
Klient zjawia się w biurze. Pod pachą niesie opasły segregator lub karton, z którego „wylewają się” faktury. Wiesz już, że tego dnia nie wyjdziesz punktualnie z pracy. Kolejnego pewnie też. No bo przecież ktoś musi uporządkować faktury i jeszcze je zaksięgować. A to wszystko trwa. Zwykle bardzo dłuuugo. I tak miesiąc w miesiąc. Na pocieszenie możemy dodać tylko: nie jesteś sam.
Wciąż wiele biur rachunkowych przyjmuje od klientów setki papierowych faktur. Ale czy to najbardziej efektywny sposób pracy z dokumentami? Z całą pewnością:
I to z kilku powodów. Dlaczego więc warto przekonać klienta, aby przesyłał faktury na skanach? Krótka odpowiedź brzmi: bo się po prostu opłaca i jest wygodniej – Tobie i klientowi.
Dłuższa:
1. Zmniejszysz prawdopodobieństwo zarażenia się koronawirusem
Chociaż wciąż niewiele wiemy na temat koronawirusa, to jedno jest pewne: do zakażenia wirusem wywołującym COVID-19 może dojść nie tylko poprzez kontakt z zainfekowaną osobą, ale również poprzez kontakt z zainfekowanymi powierzchniami. Nie inaczej jest z fakturami, które spływają do biura rachunkowego. Na powierzchniach takich dokumentów patogeny groźnego wirusa utrzymują się aż przez 24 godziny. Przez ten czas papierowe faktury stanowią potencjalne zagrożenie. Zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pracowników i klientów. Nie ma sensu narażać ich życia i zdrowia.
Możesz dezynfekować faktury stosując rozmaite sposoby, ale wiedz, że nie ma lepszej metody na wyeliminowanie niebezpieczeństwa niż IZOLACJA – a tę zapewnia jedynie obsługa zeskanowanych faktur, otrzymywanych drogą elektroniczną.
Prędzej czy później pandemia koronawirusa minie, dlatego zadbanie o bezpieczeństwo pracowników i klientów to tylko jeden z argumentów za tym, by zmienić model współpracy z klientami. Poniżej znajdziesz kolejne.
2. Zaoszczędzisz czas na dostarczaniu faktur.
Zanim papierowe faktury trafią na biurko któregoś z Twoich pracowników, ktoś przecież musi dostarczyć je do biura. Kto? Różnie bywa. Kurier, klient, pracownik. Czasem nawet sam się fatygujesz i odbierasz dokumenty od klientów. W każdym z tych przypadków ktoś z Was traci czas i pieniądze na dojazdy. Po co? Przecież szybciej i wygodniej można przesłać faktury na skanach. Co, swoją drogą, rozwiązuje kolejny problem:
3. Uporasz się z fakturami dostarczanymi na ostatnią chwilę
Prowadzisz biuro rachunkowe, więc wiesz, że klienci przynoszą faktury na ostatnią chwilę. Wiesz również, że to ogromny problem zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich pracowników. Głównie dlatego, że trzeba na nowo zorganizować pracę i przesunąć zasoby tak, aby wyrobić się w terminach. Najczęściej odbywa się to kosztem pracowników, którzy wówczas muszą pracować po godzinach. Ale przecież ich nadgodziny kosztują również Ciebie. Pracując na skanach faktur, masz większą kontrolę nad tym, kiedy klient przekaże Ci dokumenty. Łatwiej bowiem kliknąć „wyślij”, niż wsiąść w samochód i zjawić się w biurze.
4. Klienci przestaną zawracać głowę błahymi sprawami
Wizyta klienta w biurze rachunkowym rzadko kiedy kończy się na przekazaniu faktur, uścisku dłoni i powiedzeniu sobie „do widzenia”. Podczas wizyty klienci często chcą porozmawiać – i to nie zawsze o biznesie, a to rozbija dzień pracy. Pozostanie Wam kontakt jedynie w istotnych sprawach, dzięki czemu uwolnisz czas na realizację priorytetowych zadań.
5. Zwolnisz przestrzeń „magazynową”
Papierowe faktury klientów zajmują miejsce. A jak dużo miejsca potrzebujesz, żeby je przechowywać? To zależy. A zależy od tego, ilu klientów obsługujesz i ile faktur generują Twoi klienci. Czasami ich dokumenty zmieścisz w kilku segregatorach na półce, a czasami całe pomieszczenie z regałami to za mało. Nie przyjmując papierowych faktur, nie musisz dłużej martwić się o to, gdzie upchniesz kolejny segregator. Oryginały przechowuje klient, Ty zaś dzięki chmurze masz dostęp do skanów.
6. Nie będziesz przepisywać danych z faktur do systemu księgowego
Wprowadzanie do systemu danych z papierowych faktur pochłania czas. Tę pracę ktoś przecież musi wykonać, a produktywność pracowników nie jest nieskończonym zasobem. Im dłuższej pracują przed komputerem i z „cyferkami”, tym ich efektywność jest niższa. Rozwiązaniem problemu jest automatyzacja procesu przez wykorzystanie narzędzia OCR, które samodzielnie odczyta dane z faktur i wprowadzi je do systemu księgowego. Takie rozwiązanie pomaga zwiększyć produktywność pracowników – automatyzacja!
7. Usprawnisz komunikację z klientami, dzięki wspólnemu archiwum
To kolejny plus pracy na skanach. Już wyjaśniamy, dlaczego. Mamy koniec kwietnia 2020 roku. Klient dzwoni i pyta o jedną z kilkudziesięciu faktur z lipca minionego roku. Aby do niej dotrzeć, musisz przedrzeć się przez setki innych dokumentów – a to znów pochłania czas. Natomiast mając uporządkowane faktury w formie elektronicznej, dużo szybciej dotrzesz do właściwego dokumentu, ponieważ wystarczy skorzystać z opcji wyszukiwania w systemie. Tak zaoszczędzisz czas, nerwy i do tego usprawnisz komunikację z klientem.
8. Łatwiej przygotujesz się do kontroli Urzędu Skarbowego
Biura rachunkowe muszą mieć porządek w papierach, a faktury elektroniczne zdecydowanie łatwiej uporządkować, niż te papierowe. To szczególnie istotne podczas kontroli Urzędu Skarbowego. Zamiast spędzać czas na szukaniu faktur w segregatorach – wystarczy zaznaczyć je w cyfrowym archiwum, kliknąć „drukuj” i przekazać dokumenty urzędnikowi. Co więcej, coraz częściej US nie wymaga przekazywania papierowych faktur. Po prostu życzy sobie, aby przesyłać je przez internet.
Biuro rachunkowe nie ma zresztą obowiązku posiadania papierowych faktur. Wynika to z Ustawy o VAT – w art. 2 pkt 31 czytamy, że faktura zdefiniowana jest jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Możemy więc posługiwać się zarówno papierowymi, jak i elektronicznymi fakturami.
9. Zapewnisz sobie przejrzystość współpracy
Prosta sytuacja – klient przekazuje Ci faktury. Segregujesz je, sprawdzasz, ręcznie księgujesz, wyliczasz podatki, przesyłasz informacje do klienta, teoretycznie już sprawa z głowy i nagle problem. Okazuje się, że coś nie zostało zaksięgowane. Klient upiera się, że przekazał fakturę “na kupce” razem z innymi. Wracasz do segregatora, a tam pusto. Gdzie się podziała ta nieszczęsna faktura? Klient twierdzi, że u Ciebie, Ty wiesz, że nie ma takiej opcji, bo straciłeś już czas na skrupulatne sprawdzenie.
Prosząc klienta o skan możesz zapomnieć o takich sytuacjach. Księgujesz tylko to, co przesłał klient, a klient jasno widzi swoje faktury w archiwum.
10. Zapomnisz o ręcznej dekretacji dokumentów
Dobra wiadomość: nie ma wymogu nanoszenia dekretów na faktury papierowe. Oznacza to, że przyjmując skany faktur, nie będziesz musiał ich drukować i dekretować. Wystarczy przechowywać dekrety w programie księgowym – taką listę będziesz mógł wydrukować osobno. Podobnie zresztą jak faktury z archiwum.
Wiesz już, dlaczego warto pracować na skanach. Ale czy uda Ci się przekonać wszystkich klientów do przesyłania skanów faktur? Pewnie nie. Możesz jednak zwiększyć prawdopodobieństwo, sięgając po silne argumenty. W kolejnym artykule podpowiemy, jak poradzić sobie z obiekcjami klientów i przekonać ich do zdalnego modelu pracy.