4 kroki, aby księgować klienta on-line

Krok 1. Zrozum obawy klienta 

Klienci z różnych powodów mogą obawiać się przejścia z papierowych faktur na skany. Niektórzy już to robią, innych należy do tego przekonać. Niezależnie od tego, czy będą to mniej lub bardziej racjonalne obawy Twoim zadaniem jest wejść w buty klienta i zrozumieć jego troski. Dopiero potem możesz poklepać go po ramieniu, powiedzieć „wszystko będzie dobrze” i przeprowadzić przez proces zmiany. Zanim jednak opowiemy, jak przeprowadzić klienta przez wspomniany proces, najpierw przyjrzyjmy się jego potencjalnym obawom:

Nie mam skanera lub nie potrafię go obsłużyć. 
Sami sobie skanujcie faktury. Za to wam płacę. 
Cenię sobie bezpośredni kontakt z księgową.

Krok 2. Sięgnij po racjonalne argumenty 

Może się wydawać, że obawy lub obiekcje klienta są racjonalne – przecież brzmią sensownie. Najczęściej jednak u ich podnóża leżą rozmaite emocje. Lęk. Niepewność. Złość. I tak dalej. Jak je wygasić? Najlepiej równoważąc emocje logiką i siłą racjonalnych argumentów. Ostatecznie chodzi o biznes, a przedsiębiorca, który jest klientem biura rachunkowego, bierze pod uwagę przecież dobro własnego interesu. Trafią do niego więc argumenty, w których odwołasz się do korzyści wynikających z przejścia z papierowych faktur na skany. 

Poniżej znajdziesz 5 argumentów, po które warto sięgnąć: 

1. Nie musisz dojeżdżać do biura i przywozić dokumentów. Zamiast wsiadać w samochód, stać w korkach i palić paliwo, klient w prosty i szybki sposób może zeskanować faktury i je wysłać. Dzięki temu zaoszczędzi czas, który w innym przypadku musiałby spędzić w aucie. 

2. Zamiast skanować dokumenty, możesz wykonać zdjęcie. Skanowanie pokaźnego pliku dokumentów może być wyczerpujące. Dobra wiadomość jest taka, że klient wcale nie musi skanować faktur. Robienie zdjęć telefonem nie wymaga wielkiego wysiłku.

3. W razie niepewności jesteśmy pod telefonem. Przejście z papierowych faktur na skany nie oznacza, że urwiesz kontakt z klientem. Wręcz przeciwnie: uwalniając czas, możesz poświęcić go na realizację priorytetowych zadań, na przykład na finansową analizę przedsiębiorstwa klienta i doradztwo w zakresie tarczy antykryzysowej itd.

4. Wszystkie faktury masz pod ręką. Tworzenie wspólnego archiwum dokumentów ma sens głównie z jednego powodu: klient ma wówczas wszystkie dokumenty pod ręką, a co za tym idzie, nie musi dzwonić do biura, gdy zapragnie zweryfikować fakturę sprzed 3 lub 4 miesięcy. Szybciej bowiem uzyska odpowiedź na pytanie, gdy otworzy archiwum w moment odnajdzie właściwy dokument.

5. Skanujesz faktury? Dostajesz rabat. Negocjowanie ceną nie jest najlepszą strategią, dlatego ten argument zostawiliśmy na koniec. Czasami jednak warto zaproponować klientowi rabat, aby samemu zaoszczędzić masę czasu i środków, które musiałbyś poświęcić na wizyty klientów, składowanie i ręczne księgowanie faktur. Sytuacja win-win. 

Używając powyższych argumentów, nie pozostanie Wam nic innego, jak uścisnąć sobie dłonie i powiedzieć:

Krok 3. Wykorzystaj właściwy moment

Nie każdy moment jest dobry, aby zaproponować klientowi przejście z papierowych faktur na skany. Nie warto tego robić, gdy klient składa reklamację lub żali się na pracę któregoś z twoich pracowników (wiemy – pewnie się to nie zdarza). Zdarzają się natomiast co najmniej trzy sytuacje, w których zdecydowanie powinieneś zaoferować taki model współpracy. Oto one:

1. Wdrażanie nowego klienta. Nie ma lepszej okazji. Przedstawiasz klientowi warunki współpracy? Wyjaśnij, że Twoje biuro przyjmuje wyłącznie faktury na skanach.

2. Klient okazuje zadowolenie z Waszej współpracy. Pomogłeś klientowi zaoszczędzić pieniądze na podatku? Albo znalazłeś instrument finansowy, dzięki któremu poprawi płynność finansową swojego przedsiębiorstwa? Pewnie jest zadowolony. Jeśli tak, to czas, aby dogodzić mu jeszcze bardziej i przedstawić możliwość skanowania faktur. 

3. Bieżąca sytuacja spowodowana pandemią koronawirusa. Ludzie się boją. Nie chcą zarazić siebie i swoich bliskich wirusem, który wywołuje COVID-19. Wykorzystaj ten moment i zaproponuj klientom zdalną współpracę. Podziękują Ci za to.