6 znaków, które mówią: “Rozważ automatyzację”

Każdy by chciał, aby elektroniczne faktury w końcu zastąpiły znienawidzone, niewygodne papierowe faktury, z których przepisywanie danych do systemu trwa WIEKI! Na razie jednak nie wiemy, kiedy do tego dojdzie. Musimy więc radzić sobie inaczej – korzystając z systemów OCR, które automatyzują ten proces i uwalniają czas na realizację innych, znacznie ważniejszych zadań. Po czym poznasz, że jesteś gotowy na wdrożenie takiego systemu? Kiedy należy sięgnąć po narzędzia automatyzujące procesy w firmie? Oto 6 znaków, które świadczą, że nie powinieneś zwlekać.

Między 10 a 20 dniem każdego miesiąca zasuwasz po godzinach. I chociaż jesteś tym wykończony, uważasz, że taki tryb pracy jest normalny, bo to przecież okres wzmożonej pracy w każdym biurze rachunkowym, a Twoje niczym się nie różni. Poniekąd masz rację, bo w tym czasie gonią Cię liczne terminy. Musisz na czas zapłacić składki na ubezpieczenie, zaliczki na podatek dochodowy pracowników, no i wprowadzić do systemu dane z tych nieszczęsnych papierowych faktur. Słowem: masz co robić. Do tego stopnia, że zapomniałeś już, jak przyjemnie jest wyjść z biura punktualnie o godzinie 16:00 i zrobić coś dla siebie. 

W efekcie stajesz się niewolnikiem własnego biznesu, który uruchomiłeś właśnie po to, żeby uwolnić się od pracy po godzinach, złośliwego szefa i niskiej pensji. Ale zamiast zdobyć upragnioną wolność i spełnienie, pracujesz więcej niż kiedykolwiek przedtem. Nie tak to sobie wyobrażałeś! Czujesz się wypalony. Zastanawiasz się nawet, czy oby na pewno dobrze zrobiłeś rzucając etat. Jeśli męczą cię takie myśli, to niezawodny znak, byś zautomatyzował część biznesu i w końcu odetchnął.

„Pani Aniu, proszę sprawdzić faktury paliwowe za marzec 2018 roku”, „Pani Aniu, proszę przyjechać i odebrać dokumenty, „Pani Aniu…” i tak bez końca. Klienci mają rozmaite problemy, a twoim zadaniem jest te problemy rozwiązać. Nie oznacza to jednak, że powinieneś zajmować się błahymi sprawami. Nie po to przecież uruchamiałeś biuro rachunkowe, aby teraz pełnić funkcję asystenta biura rachunkowego, a czasem właśnie tak wygląda twoja praca. Bez przerwy odbierasz telefony i maile od klientów, którzy wyręczają się tobą w realizacji zadań, które sami mogliby wykonać.

A Ty przecież chcesz dzielić się wiedzą i rozwiązywać naprawdę istotne sprawy klientów, na przykład pomagać im w optymalizacji podatkowej oraz wykonywać sprawozdania finansowe – to cię kręci. Jeśli łapiesz się na tym, że z doradcy klienta stałeś się jego asystentem, powinieneś to zmienić i przerzucić odpowiedzialność za realizację administracyjnych spraw właśnie na klienta. Jak? Eliminując obieg papierowych dokumentów i wdrażając system OCR, który automatyzuje pracę z fakturami.

Ukończyłeś 5-letnie studia na kierunku ekonomicznym, przez lata zdobywałeś doświadczenie pracując na etacie w dziale księgowości i w końcu zdecydowałeś się uruchomić własne biuro rachunkowe. I co się stało? Wklepujesz dane z papierowych faktur do systemu. I chociaż nie znosisz tego, zaciskasz zęby i robisz swoje.

I co z tego, że twoje biuro rachunkowe cieszy się renomą, a klienci walą drzwiami i oknami, żeby z tobą współpracować, skoro nie masz czasu ich obsłużyć i kolejny raz mówisz: „ja Pani nie obsłużę, ale znam kogoś, kto to zrobi”. Ręcznie przepisując faktury do systemu i wykonując inne powtarzalne zadania, które z powodzeniem mógłbyś zautomatyzować, jedynie marnujesz czas. Powinieneś przeznaczyć go na to, co najważniejsze, czyli na skalowanie własnego biznesu i zarabianie pieniędzy.

Czas nie jest z gumy. W trakcie 8-godzinnego dnia pracy możesz wykonać jedynie określoną liczbę zadań. Jeśli niewłaściwie określisz priorytety i źle zarządzisz zasobami, skończysz popychając do przodu mało istotne zadania, które ani nie przybliżą cię do finansowej efektywności biznesu, ani nie wpłyną pozytywnie na relację z klientami. Dlaczego? Dlatego, że zamiast na przykład poświęcić czas klientowi i pomóc mu znaleźć oszczędności lub uniknąć płacenia wysokiego podatku, Ty skupiasz się na wklepywaniu faktur do systemu.

A co zrobi klient niezadowolony z usługi? W najlepszym przypadku zażąda obniżenia ceny za usługę, co i tak nie jest dla ciebie dobre, bo nikt nie chce pracować za pietruszkę, albo zdecyduje się poszukać innego biura rachunkowego i w efekcie odejdzie do konkurencji. Żaden z powyższych scenariuszy nie brzmi pozytywnie. Jak możesz im zapobiec? Pracując mądrze.

Istnieje ogromna różnica między tymi, którzy pracują w firmie, a tymi, którzy pracują nad firmą. Ci pierwsi zawsze są rzemieślnikami. Własnymi rękami wykonują wszystkie firmowe obowiązki: wprowadzają faktury do systemu, wykonują przelewy, załatwiają za klienta urzędowe sprawy i jeśli zatrudniają pracowników, także pomagają im realizować powierzone obowiązki. Słowem: sprzedają swój czas, przez co są w stanie zarobić tylko tyle, ile czasu mogą sprzedać. Nic poza tym.

Ci drudzy natomiast nie wymieniają czasu na złotówki. Wiedzą, że prowadzenie własnego biura rachunkowego nie polega wyłącznie na księgowaniu i wykonywaniu manualnych, powtarzalnych czynności. Zamiast tego delegują obowiązki, automatyzują to, co można zautomatyzować, aby podnieść efektywność pracy, i lokują zasoby w taki sposób, aby biznes mógł zarabiać nawet bez fizycznego udziału właściciela. Ich funkcja bardziej przypomina funkcję project managera, który spina wszystkie aspekty danego projektu, niż pracownika, który odpowiada za pewien wycinek pracy.