Jak wygląda prowadzenie księgowości w trybie zdalnym?
Jesteśmy świadomi, że trwająca epidemia koronawirusa znacznie zrewolucjonizowała tryb pracy wielu branż. Jednym z sektorów, które zmieniły swój dotychczasowy sposób działania, jest księgowość. Wiele biur rachunkowych zdecydowało się w całości przenieść dokumenty do środowiska cyfrowej chmury i właśnie tam kontynuować standardowe działania zawodowe.
Przeniesienie księgowości do trybu home office, choć niejako zostało wymuszone przez aktualną sytuację na świecie, przyniosło wszystkim pracownikom oraz klientom wiele korzyści. Okazało się, że rozliczanie faktur online pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, a także jest korzystne z ekologicznego punktu widzenia. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak działa księgowość w trybie home office.
Czego wymaga prowadzenie księgowości online?
Wiele osób, które dotychczas nie miały możliwości lub chęci zapoznania się z działaniem księgowości w trybie home office, sądzi, że efektywne i skuteczne jej prowadzenie wymaga przenoszenia z biura ogromnej ilości zaległych papierów i składowania ich w domu. Nic bardziej mylnego. Okazuje się bowiem, że nowoczesne programy księgowe (takie jak Scanye) umożliwiają przeniesienie całości gromadzonych dokumentów, faktur i innych plików do cyfrowego archiwum. Całkowita digitalizacja procesu księgowania sprawia, że jedyne czego potrzebuje księgowy w trybie home office to sprawny komputer z dostępem do Internetu oraz zainstalowany program Scanye. Praca w takim trybie jest nie tylko łatwa, ale również bezproblemowa do przeprowadzenia w domowym biurze. Księgowanie za pomocą programu pozwala również zaoszczędzić czas. Scanye umożliwia rozliczenie ponad 200 faktur w ciągu godziny. Nie ulega więc wątpliwości, że tempo to jest nieosiągalne przy ręcznym trybie pracy. Tak duża oszczędność czasu szczególnie przydaje się podczas pracy w trybie home office, kiedy to nierzadko pracę połączyć trzeba z opieką nad dziećmi i wsparciem ich podczas szkolnych zajęć zdalnych. Jak widać, prowadzenie księgowości w domu jest jak najbardziej możliwe i niesie ze sobą o wiele więcej zalet, które z pewnością warto wziąć pod uwagę.
Jakie są zalety księgowości w trybie home office?
Jak już wspomnieliśmy, prowadzenie księgowości w trybie home office niesie ze sobą wiele korzyści, które mają ogromne znaczenie zarówno dla pracowników biur rachunkowych, jak i ich klientów.
- Po raz kolejny warto wspomnieć tu o oszczędności czasu dzięki zdigitalizowaniu dekretowania i rozliczania faktur.
- Istotną kwestią jest również bezpieczeństwo danych przechowywanych w dokumentacji biurowej oraz sama jakość ich przechowywania. Nie ulega wątpliwości, że setki, często nawet tysiące dokumentów poupychanych w segregatorach, a następnie w ogromnych szafach biurowych, nie świadczą o najbardziej wydajnym systemie gromadzenia danych. Warto chociażby rozważyć trudność w znalezieniu potrzebnej faktury lub ogromne ryzyko zaginięcia ważnego dokumentu.
- Gromadzenie dokumentów w formie papierowej, bez wykonania kopii zapasowych, zwiększa ryzyko zniszczenia całości archiwum lub kradzieży jego zawartości. W ten sposób łatwo doprowadzić do całkowitej utraty ważnej dokumentacji, zachwiania reputacji i zaufania klientów. Problem ten nie istnieje, jeśli księgowość, a także jej archiwum, prowadzone są w formie online. Dane przechowywane za pośrednictwem wyspecjalizowanych programów księgowych charakteryzują się zdecydowanie bardziej zaawansowanym systemem bezpieczeństwa. Dostęp do nich mają jedynie upoważnione osoby, co znacząco niweluje ryzyko włamania do bazy i kradzieży. Wszystkie utworzone dokumenty mają ponadto kopie zapasowe, co chroni je przed ewentualną awarią serwera lub atakiem hakerskim.
- Proces wyszukiwania danych w systemie księgowym jest znacznie prostszy. Wystarczy wpisać wybraną frazę w wyszukiwarce, aby automatycznie uzyskać dostęp do szukanego pliku lub dokumentu.
- Program Scanye to również ogromna ulga dla środowiska. Korzystanie z niego znacznie ogranicza ilość zużywanego papieru. Wpływa również na mniejsze zużycie prądu i wody (które wykorzystuje się w dużo większej ilości podczas pracy stacjonarnej w biurze rachunkowym).
- Oprócz tego mniej nakładów finansowych przekazuje się na tusze do drukarek, długopisy i inne materiały biurowe, które bez elektronicznego wsparcia księgowości stanowią obowiązkowe wyposażenie każdego biura rachunkowego.
Jak widać, prowadzenie księgowości w trybie home office nie tylko jest możliwe, ale również niesie ze sobą wiele więcej zalet, niż praca w stacjonarnym trybie. Jeśli więc jeszcze nie zdecydowałeś się na wsparcie swojego biura działaniem programu Scanye, zdecydowanie powinieneś to rozważyć. Jest to gwarantowany zysk zarówno dla pracowników, jak i klientów.