Jak zadbać o bezpieczeństwo danych klienta w sieci?

Księgowość to jedna z branż, w której powinno się szczególnie zabezpieczać dane klientów. Ewentualna utrata informacji niejawnych, ich kradzież lub wyciek mogą osłabić jej wizerunek i wpłynąć na utratę zaufania kontrahentów. Sprawdź więc, jak odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo danych klienta w sieci.

Jak chronić dane osobowe?

Przeniesienie działalności biur rachunkowych i księgowych w całości do sieci jest jak najbardziej możliwe i niesie ze sobą wiele zalet. Elektronicznie zaprogramowane rozliczanie faktur to nie tylko kwestia wygody dla pracowników, ale również znakomita oszczędność czasu i pieniędzy. Działalność taka jest jednak z natury obarczona pewnym ryzykiem. Prowadzenie wszelkich archiwów, rozliczeń, dekretacji i spisów faktur w formie cyfrowej związane jest z koniecznością przechowywania wrażliwych danych klientów w sieci. W dobie wzmożonych przypadków hackowania komputerów i kradzieży informacji jeszcze większą uwagę należy przykuć do zapewnienia im wyjątkowego i sprawnego systemu ochrony. Konieczność ta dodatkowo wzrosła po 2018 roku, kiedy to w życie weszło rozporządzenie unijne, regulujące przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dobrze znane jako RODO).

Dowody księgowe, zgodnie z obowiązującą Ustawą o rachunkowości, muszą zawierać konkretne dane osobowe pozwalające na jednoznaczne zidentyfikowanie stron obrotu gospodarczego. Jest więc oczywiste, że biura rachunkowe i księgowe powinny jak najlepiej zadbać o bezpieczeństwo tak ważnych danych, przechowywanych ich w systemach.

Jednym z najprostszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych rozwiązań jest zabezpieczenie wszystkich dokumentów za pomocą hasła. Ważne jest, aby haseł nikomu pochopnie nie przekazywać, nie dzielić się nimi ani nie zapisywać w żadnym miejscu, poza formularzem logowania. Pod żadnym pozorem nie należy również podawać go w formie mailowej, jeśli jakakolwiek instytucja poprosi nas o to, w celu rzekomej weryfikacji konta. W takiej sytuacji można być pewnym, że jest to próba wyłudzenia danych. Należy też zwrócić uwagę na to, aby hasło nie było zbyt banalne. Nie powinno wiązać się z nazwą firmy, imieniem i nazwiskiem pracownika, któremu jest ono przypisane, ani innymi, łatwo dostępnymi informacjami. Aby było w pełni skuteczne, powinno zawierać zarówno wielką, jak i małą literę, różne kombinacje cyfr, znaki specjalne oraz mieścić się w przedziale 8-10 znaków. Lepiej także, by nie nawiązywało do wygenerowanego loginu.

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

Obecnie wykorzystywane, profesjonalne programy księgowe (takie jak Scanye) znacznie ułatwiają proces dbania o bezpieczeństwo danych osobowych klientów. Umożliwiają one nie tylko zabezpieczenie najważniejszych dokumentów za pomocą hasła, ale również zabezpieczenie pliku przed kopiowaniem, a także ochronę dokumentów w formacie pdf. Dzięki tego typu zabiegom powierzający swoje dane kontrahenci będą czuć się bezpiecznie i swobodnie.

Bezpieczne dane osobowe, podobnie jak ochrona danych w sieci, to dwa aspekty, na które klienci zwracają szczególną uwagę, wybierając biuro rachunkowe, któremu powierzą prowadzenie swoich spraw. Aby dodatkowo zachęcić ich do skorzystania z oferowanych usług, warto zainwestować w efektywną zaporę internetową, ochronę antywirusową oraz system ochrony przed włamaniami IPS, które dodatkowo zwiększą bezpieczeństwo danych w sieci i w znacznym stopniu zniwelują ryzyko ich wycieku lub kradzieży. Oprócz tego warto pamiętać, aby pod żadnym pozorem, korzystając ze służbowego sprzętu, nie otwierać plików i linków nieznanego lub podejrzanego pochodzenia. Może okazać się, że zawierają one złośliwe oprogramowanie, które skutecznie zaburzy pracę komputera i całego systemu, a nawet wykradnie wszystkie zgromadzone w nim dane i dokona znacznych, w niektórych przypadkach nawet nieodwracalnych, szkód. Istotną kwestią jest również to, aby ostrożnie podchodzić do utrzymywania internetowych kontaktów. Warto szczególnie dokładnie badać adresatów przesyłanych danych i na bieżąco weryfikować ich wiarygodność.

Dokumenty online znacznie zwiększają ryzyko wycieku danych osobowych. Warto więc jak najszybciej wdrożyć w życie podane wyżej wskazówki i już teraz rozpocząć starania o jak najlepsze zabezpieczenie danych klienta w sieci.