System OCR w biurze księgowym. Jaki wybrać? Wskazówki

Chcesz skutecznie polepszyć pracę w swoim biurze rachunkowym? Poznaj zagadnienia techniczne, które powinieneś uwzględnić przy zakupie systemu OCR. Sprawdź, na co uważać, by nie przepłacić. 

Zwróć uwagę na poniższe punkty:

1. OCR, który się uczy
2. Odczytuje dane z różnych faktur
3. Samodzielnie segreguje zeskanowane faktury
4. Łatwo poprawia błędy
5. Szybko przetwarza dane
6. Jasny sposób rozliczeń i cena

OCR, który się uczy

Działanie systemu OCR opiera się o maszynowe uczenie, czyli zdolność programu do zapamiętywania działań użytkownika. 

System Scanye na podstawie słów kluczowych (np. Nr, NIP, netto, data, vat) tworzy i zapamiętuje szablon faktury dla jej wystawcy. Jeśli popełni błąd i zamiast numeru faktury odczyta np. kod pocztowy, to po wskazaniu mu prawidłowego miejsca numeru na fakturze, zmodyfikuje szablon i “nauczy” się czytać numer faktury z prawidłowego miejsca w przyszłości.

Odczytuje dane z różnych faktur 

Powinien rozpoznawać faktury A4, igłowe i paliwowe. Różnią się one formatem i jakością wydruku. 

Niektóre OCR mają problem z odczytaniem danych z, np. faktur małego formatu ze stacji benzynowych lub sklepów budowlanych. Scanye szybko i intuicyjnie rozpoznaje wszystkie wymienione wyżej rodzaje faktur.

Samodzielnie segreguje zeskanowane faktury 

Wybierając system OCR, warto wybrać taki, gdzie możesz przetwarzać kilka podmiotów na raz (np. w przypadku mniejszych klientów). Samo skanowanie pójdzie znacznie szybciej. 

Nie wszystkie systemy radzą sobie z segregacją zbiorczo zeskanowanych dokumentów. Często wymagają skanowania faktur oddzielnie dla każdego Klienta lub nie obsługują wielostronicowych dokumentów.

Scanye pokazuje, że system OCR nie jest przeznaczony do obsługi tylko dużych klientów. Dlaczego? Ponieważ możesz skanować faktury kilku podmiotów na raz, a program sam podzieli je na podstawie NIPów.

Łatwo poprawia błędy 

System Scanye pozwala na poprawienie numeru faktury za pomocą 1 kliknięcia myszki, zamiast kilkunastu kliknięć na klawiaturze (przy setkach faktur możemy w ten sposób oszczędzić godziny pracy). Po kliknięciu miejsca na fakturze, dane automatycznie przenoszą się do formularza. 

Każdy OCR popełnia błędy. To, co odróżnia Scanye od innych systemów, to fakt, że popełnia ich mniej. 

Szybko przetwarza dane 

System OCR jest najbardziej przydatny w gorących okresach pracy, dlatego program powinien działać natychmiast. Jeśli po dodaniu faktur do systemu OCR musisz czekać na “wgranie” się faktur, tracisz czas.  

W Scanye możesz pracować od razu po wgraniu dokumentów. Nie trzeba czekać, żeby się załadowały. Faktury będą widoczne od razu w dobrej jakości.

Jasny sposób rozliczeń i cena 

Niektórzy producenci systemów OCR rozliczają się z biurami rachunkowymi za każdą wgraną stronę dokumentu (nawet jeśli przez przypadek dodaliśmy dokument niebędący fakturą), a nie całą fakturę. W tym systemie rozliczeń zapłacisz niepotrzebnie dużo, nawet jeśli plik był wgrany przez pomyłkę.

W Scanye rozliczasz się tylko za przetworzoną fakturę – nawet jeśli ma ona kilka stron. Nie zapłacisz także za zduplikowaną fakturę. Płatność nalicza się dopiero po weryfikacji dokumentu i wyeksportowaniu go do programu księgowego. 

Podsumowanie

OCR Scanye został opracowany z uwzględnieniem potrzeb branży księgowej. Oprócz wyżej wymienionych korzyści, które wyróżniają program na tle innych OCR, Scanye posiada dodatkowe ułatwienia.

Korzystając ze Scanye, zyskasz dodatkowo: 

• archiwum, w którym znajdziesz każdą zaksięgowaną fakturę bez przechowywania ich w formie papierowej,
• aplikację dla klientów, dzięki której zyskają dostęp do archiwum swoich faktur i będą mogli przesyłać dokumenty szybko i w 100% on-line, 
• bezpłatne wsparcie techniczne – telefoniczne lub na live-chacie. Z żadnym problemem nie zostaniesz sam,
• szybkie i bezpłatne wdrożenie, które umożliwi naukę programu i korzystanie z jego pomocnych funkcji.

A co najlepsze? Nieustannie się rozwijamy!