Czy dane osobowe w Twoim biurze są bezpieczne? RODO w księgowości.

RODO w biurze rachunkowym to temat ważny i obszerny. Przestrzeganie jego zasad podlega kontroli. Należy znać i stosować wiele reguł, aby ochrona danych osobowych przebiegała bez zastrzeżeń. Zobacz, w jaki sposób bezpiecznie podejść do tematu przetwarzania danych i uniknąć problemów prawnych. 

Biura rachunkowe w kontekście przetwarzania danych osobowych mają podwójną rolę: administratora danych osobowych  i podmiotu przetwarzającego. Zakres ich obowiązków jest ogromny, a przepisy zbyt często są niejednoznaczne. 

We współpracy z ekspertem do spraw ochrony danych – Michałem Kubistą, stworzyliśmy bezpłatny webinar RODO w biurze rachunkowym.

Więcej o prowadzącym: Michał Kubista specjalizuje się w bezpieczeństwie przepływu informacji, ochroną danych osobowych i systemami zarządzania. Współpracuje jako administrator bezpieczeństwa informacji oraz administrator ochrony danych osobowych. Jako konsultant z doświadczeniem międzynarodowym zajmuje się wdrażaniem systemów przetwarzania danych osobowych.

Jakie dane osobowe przetwarza biuro rachunkowe?

Każde biuro rachunkowe operuje danymi osobowymi na dwa sposoby. Po pierwsze administruje danymi swoich pracowników, jak np.:

• ich dane osobowe,
• dokumentacja ubezpieczeniowa ZUS.

 Po drugie rozporządza informacjami powierzonymi przez klientów m. in.:

• dane osobowe,
• dane jego kontrahentów,
• umowy,
• faktury, rachunki.

Właściciel biura rachunkowego ma pewną swobodę we wdrażaniu RODO. Może decydować na przykład o:

• rodzaju zabezpieczeń komputera,
• w jaki sposób zabezpieczać meble czy segregatory, w których znajdują się dokumenty,
• jakie informacje będą zapisane w formie papierowe, a które w elektronicznej.

Na szczęście hierarchia dokumentów prawnych jest jasna, a w webinarze tłumaczymy, jak się do nich odnieść i wyjaśniamy codzienne wątpliwości co do terminów używanych w RODO.

Aby nie pogubić się w skomplikowanych zasadach i wybrać odpowiedni model, warto postawić na wiedzę ekspertów.

Scanye a RODO

Dużym zagrożeniem bezpieczeństwa są różnorodne kanały wymiany informacji.
Dla przykłądu Twoi Klienci dostarczają Ci faktury i dane osobowe w różny sposób np. 
– w formie papierowej
– korzystając z dysków współdzielonych (Google Dysk, WeTransfer itp.)
– mailem itp.

Warto  ujednolicić ten sposób i uporządkować sposoby przesyłania danych i najlepiej (jeśli to możliwe ) wybrać tylko jeden z nich. To pozwoli Ci zapanować nad ścieżkami przetwarzania danych.

Scanye umożliwia uporządkowanie korespondencji, a szyfrowane archiwum gwarantuje bezpieczeństwo danych.

Wystarczy jeden mail…

Myślisz, że problem zasad RODO Cię nie dotyczy? Na prostych przykładach pokażemy, że bezpieczeństwo przetwarzania danych może być zachwiane w każdej firmie. 

O naruszenie jest łatwo – wystarczy przez przypadek wysłać maila z danymi do złego odbiorcy lub nie wyczyścić na czas skrzynki odbiorczej. Czy wiesz, co zrobić w takim przypadku?

Otrzymałeś nakaz usunięcia danych z teczki osobowej pracownika?
Lepiej zrób to dokładnie i sprawdź wszystkie miejsca, w których mogą się znajdować. Pod protokołem ich usunięcia podpisujesz się własnym imieniem i nazwiskiem.

RODO w księgowości – co warto wiedzieć?

Podczas webinaru zyskasz wiedzę na tematy związane z RODO i zabezpieczysz swój biznes.

Na co musisz zwracać uwagę przetwarzając dane?

Pozostawienie danych osobowych klienta w skrzynce odbiorczej po upływie określonego w ustawie czasu czy wymaganie od klienta podania większej ilości danych “na zapas”, np. do kolejnego formularza w przyszłości są niezgodne z zasadami RODO. 

Przetwarzanie danych zgodne z zasadami pozwoli zapobiec karze. 

Jak stworzyć poparte prawem relacje ze zleceniodawcą?

Administrator danych musi zadbać o spisanie umowy z klientem, w której zostanie zawarty zakres działań. Dowiedz się, jakie punkty powinny znaleźć się w klauzuli informacyjnej.

Co musisz zapewnić jako podmiot przetwarzający dane?

Zachowanie tajemnicy i poufności to nie wszystko. Czy wiesz, że do twoich zadań należą również zgłaszanie naruszeń czy ocena skutków?

Jak walczyć z zagrożeniami w przepływie danych osobowych?

Podczas webinaru dowiesz się, na jakie zagrożenia zwracać uwagę. Co zrobić w przypadku kradzieży laptopa, na którym przetwarzamy dane? Poznaj zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne.

Uniknij wysokich kary pieniężnych

Nieznajomość zasad RODO może mieć bardzo przykre skutki. Organ odpowiedzialny za kontrolę bezpieczeństwa przetwarzania danych – Urząd Ochrony Danych Osobowych – ma prawo nałożyć na przedsiębiorstwo kary pieniężne. Zgodnie z przepisami ukarany podmiot ma zaledwie 14 dni na uiszczenie opłaty (od dnia upływu terminu na wniesienie skargi lub od uprawomocnienia orzeczenia sądu).