5 przydatnych funkcji Scanye, o których mogłeś nie mieć pojęcia

Scanye to nie tylko szybki i wygodny OCR! Zmieniamy się, by lepiej służyć księgowym. Ciągła praca nad aplikacją przynosi efekty. Poznaj dodatkowe funkcje, które ułatwią Ci pracę i zautomatyzują powtarzalne czynności.  

Wielu klientów rozpoczęło korzystanie z Scanye jako aplikacji do szybkiego księgowania faktur – OCR. Scanye to obecnie więcej – stajemy się platformą do wygodnej i wydajnej obsługi klientów biura rachunkowego. Łączymy księgowych i przedsiębiorców. 

Nieustannie dodajemy nowe opcje, które pozwalają księgowym zaoszczędzić czas.

Sprawdź:

1. Cyfrowe archiwum
2. Panel klienta + aplikacja
3. Bezstresowa komunikacja z klientem
4. Nie tylko odczyt. Księgowanie faktur 
5. Dokumenty zawsze na czas

Cyfrowe archiwum faktur

Scanye to bezpieczne cyfrowe archiwum. Każdą zaksięgowaną fakturę znajdziesz w archiwum, bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej. Dzięki filtrowaniu (np. alfabetycznie, po dacie lub nr. NIP) odszukasz potrzebny dokument w kilka sekund.

Archiwum jest dostępne 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. W pełni chronione i szyfrowane daje gwarancję, że dokumenty nie trafią w niepowołane ręce. Dostęp do archiwum ma księgowa (+ jej współpracownicy) oraz klienci.

Zaoszczędzisz dzięki niemu czas i miejsce w biurze.

Już wkrótce będziesz mógł przesłać wszystkie ważne dokumenty za pomocą Scanye! 

Trwają prace nad funkcją, dzięki której w Scanye będzie można przechowywać nie tylko zaksięgowane faktury, lecz również inne ważne dla księgowych dokumenty (np. umowy z pracownikami, wyciągi bankowe). 

Przeczytaj też:

Praca wyłącznie na e-fakturach jest zgodna z prawem – więcej w artykule:

Faktury elektroniczne – co na to prawo?

Sprawdź, jakie korzyści niesie elektroniczne archiwum faktur (i dokumentów):

Zalety elektronicznego przechowywania dokumentów.

Panel klienta i aplikacja na telefon

Scanye to również wygodna aplikacja dla Twoich klientów. Dzięki Panelowi Klient, zyskają dostęp do przesyłania plików i podgląd archiwum swoich faktur.

Z doświadczenia wiemy, że klienci lubią to usprawnienie, a praca on-line to dobry sposób na związanie klienta z usługami biura. 

Twój klient będzie Ci wdzięczny. Zyska:

• wgląd do archiwum swoich faktur (bez możliwości edycji!),
• możliwość ekspresowej wysyłki faktur za pomocą zdjęcia zrobionego w aplikacji prosto z telefonu lub na przypisany adres e-mail,
• brak konieczności przywożenia faktur osobiście, czyli oszczędność czasu.

Zapraszanie klientów do Scanye jest proste. Zrobisz to za pomocą paru kliknięć. 

Zobacz, jak do tematu podeszło biuro Finance Factory, których ponad 95% klientów przesyła faktury on-line:
Jak skłonić klientów do przesyłania faktur online? Historia biura Finance Factory

Bezstresowa komunikacja z klientem biura

Wprowadziliśmy opcję komunikacji między księgowym a klientem biura rachunkowego. Od teraz możesz prosto ze Scanye rozmawiać ze swoim klientem. 

Masz możliwość automatycznego przypominania klientom o terminie dostarczania faktur. Oboje możecie komentować faktury, a po zamieszczeniu komentarza, otrzymacie powiadomienie w aplikacji. Historia tej korespondencji zostanie w programie.

Szybko rozwiejecie wątpliwości dotyczące danego dokumentu. Zyskasz miejsce, dzięki któremu ograniczysz liczbę niepotrzebnych telefonów, SMSów i maili, które co chwilę odrywają Cię od pracy.

Nie tylko odczyt. Księgowanie faktur

Scanye to nie tylko odczyt danych z zaimportowanych faktur – to również szybkie księgowanie faktur. 

Warto zapamiętać, że to rozwiązanie, które można opisać jako 2w1, czyli odczyt + księgowanie.

Możesz tworzyć i wykorzystywać schematy księgowania. Dzięki tej funkcji oszczędzisz czas na powtarzalnych czynnościach. Jesteś ciekawy jak to działa?

W schemacie księgowym zawieramy numery kont/kolumn, odliczenia, rejestry, oznaczenia GTU lub JPK itd. – słowem wszystkie informacje, które pozwalają nam odpowiednio zaksięgować fakturę. Co więcej – system się uczy i zapamiętuje schematy księgowe dla danej pary „księgowany klient – jego kontrahent” (na podstawie pary NIPów) i automatycznie podpowiada ostatnio użyty schemat księgowy System się uczy. Dzięki ich zapamiętaniu, Scanye podpowie przy kolejnym dokumencie z tymi samymi kontrahentami (na podstawie nr. NIP), w jaki sposób zostali zaksięgowani wcześniej. 

Nie musisz już oznaczać ich za każdym razem od nowa. Docelowo Twoja praca sprowadza się do sprawdzenia poprawności danych i upewnienia się, że używamy odpowiedniego schematu.

Zapamiętywanie kodów GTU

Lista towarów i usług podlegających obowiązkowi oznaczania kodem GTU jest długa, a ich zapisywanie zabiera Twój cenny czas.. 

Scanye zapamiętuje kod podany na pierwszym dokumencie i jeśli kontrahenci powtórzą się na kolejnym, kod zostaje przypisany automatycznie. 

Dokumenty zawsze na czas

Wprowadzamy funkcję przypominania o dostarczeniu faktur. Dzięki Scanye, otrzymasz faktury i inne potrzebne dokumenty zawsze na czas. Za pomocą jednego kliknięcia, wyślesz klientowi wiadomość z przypomnieniem.

Jakie korzyści z tego otrzymasz? 

Po pierwsze oszczędzisz czas. Nie musisz już pisać SMSów czy dzwonić do klienta. Od teraz wystarczy, że klikniesz przycisk w Scanye.

Po drugie zaplanujesz pracę według swoich zasad. Nie musisz już czekać na klientów, którzy zwykle budzą się dzień przed terminem dostarczenia faktur i przekazują wszystkie dokumenty na raz. Możesz uniknąć “gorących okresów” w księgowości, dzięki systematycznej pracy z fakturami przekazywanymi przez klienta po otrzymaniu powiadomienia z prośbą.

Scanye – oszczędność czasu na wielu poziomach

Wiemy, że Twoja praca nie kończy się tylko na skanowaniu, odczycie i dekretowaniu faktur.
Księgowi są wielozadaniowi – pracują na różnych dokumentach, posiadają szeroką wiedzę oraz są w stałym kontakcie ze swoimi klientami. 

Scanye tworzymy razem z użytkownikami, dlatego lista funkcji wspierających pracę księgowych wciąż się powiększa. 

Zobacz, co o Scanye sądzą obecni użytkownicy oraz miej wpływ na funkcje, które pojawią się w przyszłości. Dołącz do naszej grupy na Facebooku.