Coraz więcej dziedzin życia poddawanych jest stałej i coraz obszerniejszej digitalizacji oraz wsparciu licznych systemów komputerowych. Taki stan rzeczy zaczyna dotykać nawet sfery, które dotychczas uważane były za najbardziej tradycyjne i związane z wytężoną pracą ludzką. Wśród nich wymienić należy m.in. księgowość. Jeśli obawiasz się, że automatyzacja księgowości może nieść ze sobą liczne, niekorzystne skutki, przeczytaj artykuł i poznaj wiele związanych z nią zalet.

Automatyzacja procesów księgowych to przede wszystkim zwiększenie wydajności i efektywności działania wielu biur rachunkowych. Pozwala odciążyć pracowników od skupiania się na mniej ważnych elementach pracy, zmaksymalizować zyski i zminimalizować straty ponoszone w związku z prowadzeniem własnej działalności księgowej. Przeczytaj artykuł i poznaj największe korzyści automatyzacji procesów księgowych.

Automatyzacja procesów księgowych a zwiększenie wydajności firmy

Pierwszą i zdecydowanie najważniejszą zaletą automatyzacji procesów księgowych jest zwiększenie wydajności i efektywności działania firmy korzystającej z jej dobrodziejstw. Przejęcie części zadań, wykonywanych dotychczas przez pracowników, przez komputery i specjalne oprogramowania księgowe (np. Scanye) umożliwia odciążenie księgowych z niektórych żmudnych i niewymagających specjalistycznej, księgowej wiedzy obowiązków. To z kolei sprawia, że zaoszczędzony czas mogą oni przeznaczyć na przyjrzenie się bardziej wymagającym kwestiom rachunkowym, dalsze kształcenie się i stałe pogłębianie zawodowej wiedzy. Automatyzacja procesów księgowych największe znaczenie odgrywa przy wykonywaniu najbardziej czasochłonnych, żmudnych i powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie dużej liczby faktur do systemu, księgowanie ich i dekretowanie. Zaawansowane programy księgowe umożliwiają również szybkie tworzenie profesjonalnych zestawień, ułatwiających organizację wszystkich zgromadzonych dokumentów, a dzięki temu – sprawne przejście przez ewentualną kontrolę urzędu skarbowego.

Kolejnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę podczas rozważań dotyczących korzyści automatyzacji księgowości, jest łatwość i dokładność prowadzenia biurowych archiwów. Przechowywanie wszystkich dokumentów i ich kopii w wirtualnej rzeczywistości prowadzi do zwiększenia wydajności całego systemu. Wpływa też pozytywnie na ich bezpieczeństwo. Zajmijmy się najpierw pierwszą wspomnianą zaletą. Nie ulega wątpliwości, że przechowywanie dokumentów w ich tradycyjnej, papierowej formie, w opasłych teczkach i obszernych biurowych szafach ma niewiele wspólnego z wydajnością systemu i efektywnością działania. Odszukanie jednej, konkretnej faktury wiąże się z długotrwałymi procesem poszukiwawczym, który nierzadko może zakończyć się niepowodzeniem (w sytuacji, gdy np. jedna osoba nie zastosowała się do wprowadzonego układu organizacyjnego i włożyła dokument do niewłaściwej teczki). Tego typu działania charakteryzują się przede wszystkim żmudnym, długotrwałym postępowaniem, którego każda dobrze prosperująca firma wolałaby uniknąć. Prowadzenie archiwów w wersji wirtualnej jest o wiele wygodniejsze i bardziej efektywne. Aby odszukać wybraną fakturę lub inny dokument, wystarczy wpisać odpowiednią frazę w wyszukiwarkę, a cały system automatycznie doprowadzi do sprawnego zakończenia poszukiwań. Elektroniczna forma przechowywania dokumentów prowadzi również do zwiększenia ich bezpieczeństwa. Papierowe archiwa narażone są bowiem na o wiele więcej niebezpieczeństw niż te prowadzone w wersji elektronicznej, a dodatkowo systemy bezpieczeństwa, jakie zapewniają wyspecjalizowane programy komputerowe, są znacznie bardziej efektywne, niż możliwości ochrony papierowych zbiorów. Warto zaznaczyć również, że dokumenty przechowywane w wirtualnej rzeczywistości często mają kilka kopii zapasowych, dzięki czemu awaria jednego serwera, atak hakera lub przypadkowe usunięcie danych nie skutkuje trwałą utratą ważnych faktur.

Pozostałe korzyści związane z automatyzacją księgowości

Automatyzacja procesów księgowych to jednak nie tylko zwiększenie wydajności biura rachunkowego. Niesie ona ze sobą również ogromne korzyści dla klientów korzystających z usług księgowości. Mają oni niemal natychmiastowy dostęp do interesujących ich danych, mogą swobodnie nadzorować proces postępowania dotyczących ich prac, a także samodzielnie wprowadzać niezbędne faktury do systemu. To z kolei wpływa na poprawę jakości stosunków pomiędzy klientami a firmą, a także ma korzystny wpływ na jej reputację.

Automatyzacja księgowości to również korzyści ekonomiczne. Pozwala na zaoszczędzenie sporych środków finansowych, dotychczas wydawanych na akcesoria biurowe, kserokopiarki, wydruki itp. Oprócz tego warto wspomnieć o znacznie mniejszym zużyciu papieru przez firmę, co przekłada się na mniejsze obciążenie, i tak już przeciążonego, ekosystemu.

Jak widać, automatyzacja procesów księgowych niesie ze sobą wiele, często niespodziewanych zalet. Już teraz wypróbuj jej działanie w swojej firmie, tak aby na własnej skórze móc poznać wszystkie związane z nią korzyści.