Rozliczanie faktur online – korzyści dla klienta
Nie ulega wątpliwości, że prowadzenie księgowości online daje wiele nowych możliwości. To nie tylko oszczędność czasu i energii księgowych oraz korzyści ekonomiczne dla biur rachunkowych, ale również świetne rozwiązanie, pozwalające klientom na bieżące kontrolowanie ich spraw i wprowadzanych zmian. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak to działa.
Prowadzenie księgowości online nabrało zupełnie nowego znaczenia, szczególnie w dobie trwającej pandemii. To właśnie w jej obliczu biura rachunkowe doceniły możliwość rozliczania i dekretowania faktur poprzez programy księgowe, za pośrednictwem komputera. Z kolei klienci zwrócili uwagę na dobrodziejstwa, jakie niesie ze sobą możliwość wglądu do faktur online.
Jakie są najważniejsze zalety prowadzenia księgowości online?
Faktury online niosą ze sobą wiele zalet i niekwestionowanych korzyści. I choć przez długi czas księgowość kojarzona była z bardzo tradycyjną branżą, pozbawioną możliwości technologicznego rozwoju, w ostatnich czasach jej obraz został wyraźnie zrewolucjonizowany.
Nowoczesne programy księgowe (np. Scanye) zyskiwały coraz szersze grono zagorzałych zwolenników zarówno wśród osób prowadzących biura rachunkowe, jak i wśród ich klientów. Rozwijająca się w ostatnim czasie pandemia spowodowała, że zdecydowana większość branż, w których było to możliwe, przeszła na funkcjonowanie w trybie online. Szybko okazało się jednak, że z perspektywy klientów zmiana ta może być wyjątkowo korzystna. Jednym z udogodnień, jakie niesie ze sobą zmiana trybu prowadzenia księgowości online, jest możliwość wglądu do dokumentów przedsiębiorstwa o każdej porze dnia i nocy. To ogromny komfort, ale również oszczędność czasu. Przy zdigitalizowaniu wszystkich procesów każda konsultacja i ewentualne wyjaśnienie wątpliwości mogą bez problemu odbywać się zdalnie, za pośrednictwem profesjonalnego programu księgowego, bez konieczności wychodzenia z domu.
Księgowość online jest również znacznie łatwiejsza w obsłudze. Korzystając z jej usług, klient będzie mógł samodzielnie i bez żadnego problemu odnaleźć odpowiedni dokument w bazie danych, sprawdzić zamieszczone w nim dane oraz zapoznać się ze statusem wprowadzanych zmian. To z kolei daje możliwość bieżącej kontroli prowadzonych archiwów i innych spraw, a także głębsze zapoznanie się z tematem przeprowadzanych prac księgowych.
Z perspektywy klienta równie ważny jest fakt, że prowadzenie archiwów w formie elektronicznej jest znacznie bezpieczniejsze niż robienie tego w tradycyjnej formie. Przechowywanie setek dokumentów i faktur w segregatorach, w wielkich szafach zdecydowanie utrudnia odnalezienie potrzebnej faktury. Warto również wziąć pod uwagę ryzyko ewentualnego pożaru lub innego wypadku, w którego efekcie całe archiwum może ulec zniszczeniu (tym samym utracone zostaną istotne dokumenty). W przypadku prowadzenia księgowości online kwestia bezpieczeństwa przechowywanych danych rozpatrywana jest znacznie szerzej. Po pierwsze, serwery pozostają odpowiednio zabezpieczone przed ewentualnym atakiem hakerskim lub inną awarią. Oprócz tego dokumenty przechowywane są w kilku kopiach zapasowych tak, aby zniszczenie jednego zbioru danych nie skutkowało całkowitą utratą dokumentacji. System wyszukiwania potrzebnych faktur jest ponadto znacznie wygodniejszy i bardziej intuicyjny. Wpisanie wybranej frazy wystarczy, aby poszukiwanie dokumentu zakończyło się powodzeniem. Nie ulega więc wątpliwości, że prowadzenie księgowości online niesie ze sobą mnóstwo zalet, istotnych z perspektywy klienta.
O czym jeszcze należy pamiętać?
Decydując się na prowadzenie księgowości online, należy wziąć pod uwagę wszystkie istotne aspekty. Warto pamiętać o tym, że taka metoda prowadzenia swoich spraw rachunkowych jest znacznie tańsza, niż robienie tego w tradycyjnej formie. Oprócz tego pozwala ona na podarowanie księgowym więcej wolnego czasu, który mogą spożytkować m.in. na dalszy rozwój zawodowy i poszerzanie kompetencji. Jest to również korzystne z ekologicznego punktu widzenia. Ci, którym stan środowiska naturalnego nie jest obcy, powinni wziąć pod uwagę mniejsze zużycie papieru, energii elektrycznej i wody, jakie niesie ze sobą przeniesienie księgowości do cyfrowej chmury.
Nie ulega wątpliwości, że prowadzenie księgowości i rozliczanie faktur online ma wiele zalet. Warto więc inwestować w tego typu rozwiązania, ponieważ z pewnością zaprocentują one w przyszłości.