5 problemów z dokumentami, które rozwiążesz dzięki Scanye

Praca z fakturami to główne zadanie księgowych. Generuje to jednak kilka pobocznych problemów: częste wizyty klientów, chaos w papierach, strach przed zniszczeniem papierowego archiwum. Sprawdź, jakie rozwiązania gwarantuje Scanye – więcej niż OCR faktur.

Problem 1: Cykliczne wizyty klientów odrywają księgowych od pracy

“Tak, Pan X przychodzi zawsze kiedy chce i zostaje ile  chce. Faktycznie wpływa źle na organizację mojej pracy” –  taką odpowiedź otrzymaliśmy od jednej z klientek na pytanie “Czy wizyty klientów z dokumentami odrywają Cię od pracy?”

Przedsiębiorcy przychodzą osobiście lub dzwonią, kiedy jest im wygodniej. Księgowa porzuca wtedy wykonywane obowiązki i musi zająć się ich obsługą. Później trudno jest wrócić do rytmu pracy: trzeba przypomnieć sobie, czym właściwie się zajmowało, na jakim etapie skończyło itp.

To strata czasu.

Rozwiązanie: darmowe narzędzie do komunikacji i wysyłki faktur

O wiele lepszym rozwiązaniem są wizyty przedsiębiorców, tylko kiedy tego naprawdę potrzebują.

Aby zminimalizować wizyty klientów w biurze, możesz dać im narzędzie do wysyłania faktur on-line. 

Aplikacja Scanye umożliwia przedsiębiorcom:

• wysyłanie faktur,
• komentowanie faktur.

Nie będą odrywali Cię od pracy, a Ty w spokoju zajmiesz się swoimi sprawami: księgowaniem, odpoczynkiem lub… nadążaniem za kolejnymi zmianami praw podatkowych w Polsce.

Problem 2: Dokumenty w różnych miejscach 

Zapanowanie nad fakturami w biurze rachunkowym jest trudne. Co chwilę kończy się miejsce w szafkach, trzeba dokupować kolejne segregatory i koszulki na dokumenty.

Zwykle w biurach rachunkowych faktury znajdują się w segregatorach, biurkach, skrzynce mailowej i dyskach komputerów. 

Pewnie część dokumentów spływa do Ciebie mailem, część jest przesyłana na dysk Google, a część dostarczana jest przez kuriera. Nigdy nie wiesz, czy udało Ci się zebrać już wszystkie faktury z miesiąca, a zapanowanie nad kwestią RODO jest praktycznie niemożliwe.

Rozwiązanie: wysyłka faktur on-line na bezpieczny dysk

Aplikacja Scanye umożliwia klientom wysyłanie faktur do jednego miejsca, w którym ekspresowo się odnajdziesz. Możesz mieć wszystkie faktury pod ręką.

Wyślij im indywidualne zaproszenie, a otrzymają dedykowany adres e-mail, na który wyślą swoje faktury.

Zobacz: Jak zaprosić klientów do Scaye?

Dzięki temu zapanujesz nad chaosem w dokumentach. Twoim zadaniem będzie już tylko księgowanie faktur, a nie skanowanie ich i przenoszenie do swojego programu księgowego.

Problem 3: Brak wygody dla klientów biura 

Twoi klienci muszą kompletować dokumenty i specjalnie jechać do Twojego biura? To dla nich strata czasu.

Pamiętaj, że przedsiębiorcy też mają wiele zadań na głowie. Oni też na co dzień odczuwają stres i mają niewiele czasu na swoje obowiązki. 

Na pewno docenią, kiedy ułatwisz im współpracę z Tobą. 

Coraz więcej firm z branży księgowej umożliwia klientom wysyłanie dokumentów on-line. Przedsiębiorcy często przechodzą do nowocześniejszych biur.

Rozwiązanie: darmowa aplikacja dla klientów

Przedstaw im Scanye – platformę łączącą przedsiębiorców z księgowymi.

Z rozmów z księgowymi wiemy, że przedsiębiorcy doceniają Scanye za:

• możliwość szybkiej wysyłki dokumentów,
• “troskę” księgowych o ich komfort,
• oszczędność czasu na wizytach w biurze.

Zobacz, co o Scanye sądzą przedsiębiorcy:

Problem 4: Klienci nie mają bieżącego dostępu do swoich dokumentów

Prowadzisz papierowe archiwum faktur? Oznacza to, że klienci nie mają do niego swobodnego dostępu.

To złe z kilku przyczyn:

• klienci nie wiedzą które faktury zostały zaksięgowane
• klienci zabierają zajmują czas księgowym, ponieważ dzwonią lub piszą, kiedy tylko potrzebują jakiegokolwiek świstka papieru

Faktury są klientom potrzebne w najróżniejszych, często kryzysowych sytuacjach. Swobodny dostęp do archiwum jest dla nich ważny.

Rozwiązanie: Panel klienta

Panel klienta rozwiąże problem z dostępnością dokumentów. Szyfrowana baza on-line pozwoli na znalezienie dowolnego dokumentu (umowy, faktury, deklaracji) w mniej niż minutę. 

Klient dodatkowo zyska wiedzę, które dokumenty zostały już zaksięgowane.

Uwaga! Klient nie będzie mógł wprowadzać zmian w zaksięgowanych dokumentach. Zyska on tylko podgląd swoich faktur.

To szybkie rozwiązanie, które zaoszczędzi czas Waszej dwójki: przedsiębiorcy i jego księgowego.

Problem 5: Tylko papierowe archiwum 

Magazynowanie papierowych dokumentów jest tradycyjnym podejściem. Niestety, oprócz tego, że jesteśmy do niego przyzwyczajeni, nie ma więcej plusów.

Praca z fizycznymi dokumentami jest uciążliwa:

• zabiera czas,
• wymaga doskonałej organizacji,
• tworzy problemy ze znalezieniem faktur,
• przygotowanie zestawu faktur do kontroli z Urzędu Skarbowego jest żmudne.

Papierowe archiwum może też łatwo zostać zniszczone. Kradzież, pożar, zalanie archiwum lub inne losowe wypadki zdarzają się często.

Niektóre dokumenty, takie jak faktury za paliwo, tracą swoją jakość po prostu z czasem – blakną i są później niemożliwe do odzyskania.

Rozwiązanie: szyfrowane archiwum on-line

Scanye to nie tylko OCR faktur. Program umożliwia prowadzenie bezpiecznego archiwum faktur, dzięki któremu rozwiążesz wiele problemów.

Kontrola z Urzędu Skarbowego nie musi być stresująca. Ze Scanye przygotujesz pakiet dokumentów podatnika w kilka minut.